Z tego wpisu dowiesz się:

• co nam kradnie czas w pracy?
• jak zidentyfikować ukrytych złodziei czasu?
• co zrobić, aby pracować efektywniej?

Czas to dziś towar najbardziej deficytowy. Nie można go dodać, zatrzymać ani cofnąć, zwykle płynie zbyt szybko. Każdy ma go tyle samo, jednak jedni wykorzystują go bardziej efektywnie, innym z kolei przecieka przez palce. Komu z nas nie zdarzyło się poświęcać w pracy czas czemuś nieproduktywnemu? Media społecznościowe, przedłużające się przerwy na kawę, plotki – to złodzieje czasu, którzy są powszechnie znani. Istnieją jednak bardziej podstępni rabusie, którzy okradają nas z w trudniejszy do zauważenia sposób, utrudniając osiąganie celów. Oto kilka z nich.

Dojazdy

Każdy, kto mieszka w dużym mieście wie, że czas spędzony każdego dnia na dojazdach i na szukaniu miejsca parkingowego, jest stracony bezpowrotnie. Nieutknięcie w korku w godzinach szczytu graniczy z cudem. Oczywiście trudno oczekiwać, żeby lokalizacja była głównym kryterium przy wyborze pracodawcy. Warto jednak pomyśleć o tym, aby czas spędzany w ten sposób jak najbardziej zoptymalizować. Być może lepszą alternatywą dla czterech kółek okaże się rower lub komunikacja miejska?

Bałagan na biurku

Nieporządek w szufladach, bałagan w papierach, codziennie utrudniają nam znalezienie potrzebnych rzeczy. Przeszukiwanie kilkukrotnie tych samych miejsc sprawia, że czas przecieka nam przez palce. Dlatego w imię lepszej organizacji, warto ograniczyć swoją tendencję do twórczego chaosu inwestując w teczki i segregatory. Niezbędne jest również regularne czyszczenie komputera z niepotrzebnych programów i plików. Zaniedbanie tego nie tylko sprawia, że trudniej nam znaleźć niezbędne dokumenty, ale również sprzęt działa dużo wolniej.

Brak asertywności

Jednym z najbardziej podstępnych złodziei czasu są czynności, które w rzeczywistości powinien wykonać ktoś inny. Nieumiejętność powiedzenia „nie” kiedy ktoś nas o coś prosi skutkuje tym, że często brakuje nam czasu na wykonywanie własnych obowiązków, osiąganie ważnych dla nas celów lub zasłużony odpoczynek. Rozwiązanie? Kluczem jest rozróżnienie osób naprawdę potrzebujących od zwykłych „wykorzystywaczy” i ćwiczenie asertywności. Może się okazać, że inni ludzie ingerowali w nasze 24 godziny dużo bardziej niż nam się to wydawało.

Multizadaniowość

Często kiedy zaczynamy tonąć w morzu zadań wydaje nam się, że będziemy bardziej efektywni próbując robić kilka rzeczy jednocześnie. Tymczasem eksperci od produktywności wykazali, że w ten sposób tracimy dziennie nawet 30 proc. cennego czasu przeznaczonego na pracę! Jak to się dzieje? Otóż przeskakując z jednej czynności na drugą potrzebujemy co najmniej kilku minut na ponowne wdrożenie się w nią. Wniosek? Skupiając się tylko na jednym zadaniu nie tylko wykonamy je lepiej, ale również zaoszczędzimy swój czas.

Zła komunikacja

Ilość narzędzi komunikacji nigdy nie była tak duża. Przeszukiwanie skrzynki mailowej w poszukiwaniu ważnych maili, przedłużające się spotkania i telekonferencje, rozmowy telefoniczne stale doprecyzowujące, co ktoś miał na myśli – zajmują dziś ogrom naszego czasu. Jak to rozwiązać? Choćby poprzez wybór kanału, który pozwoli nam się skomunikować w sposób najszybszy. Jeśli w trzech mailach nie jesteśmy w stanie załatwić sprawy, sięgnijmy po telefon. Dobrze jest również zadbać również o to, aby przed rozpoczęciem realizacji zadań wyjaśnić wszystkie sporne kwestie.

Podstępni złodzieje czasu przybierają różne maski. Mogą ukrywać się pod pozorną pracowitością, zajętością czy byciem pomocnym. Żadne przebranie nie sprawia jednak, że przestają być złodziejami. Od nas zależy, czy złapiemy ich na gorącym uczynku i opracujemy strategię poradzenia sobie z nimi.