Odpisywanie na maile, przeglądanie Facebooka, poprawianie prezentacji dla klienta czy sen na jawie– strategii na przetrwanie zebrania w pracy jest naprawdę mnóstwo. Choć dla zdecydowanej większości z nas firmowe spotkania to, w najlepszym wypadku, strata czasu, trzeba przyznać, że w dobrze komunikującej się organizacji są one niezbędne. Na szczęście istnieją sposoby na to, żeby prowadzić je efektywnie nie tracąc energii i zaangażowania pracowników. Oto kilka z nich:

Sprecyzuj cel

Spotkanie musi mieć konkretny, jasno określony cel. Po otrzymaniu zaproszenia pracownicy będą mogli się zastanowić, czy leży on w obszarze ich kompetencji lub zainteresowań i czy chcą w nim uczestniczyć. Być może kwestię tę można przedyskutować w mniejszym gronie? Trzymanie słodkiej tajemnicy w tym wypadku z pewnością nie zagwarantuje wysokiej frekwencji.

Dobierz listę uczestników

Czy aby na pewno każde zwoływane w firmie zebranie wymaga obecności wszystkich pracowników? Jeśli masz zamiar ogłaszać zmiany, zaproś tylko tych, których one dotyczą. Jeśli chcesz rozwiązać jakiś problem, zwróć się jedynie do tych, którzy mogą przyczynić się do jego rozwiązania. Trudno wymagać zaangażowania od osób, które nie mają wiedzy ani kompetencji, żeby pomóc albo czują, że omawiane tematy nie mają dla nich znaczenia.

Stwórz agendę

Poszczególne punkty uszereguj według ważności, tak aby te najważniejsze były omówione w pierwszej kolejności. Dla każdego z nich ustal czas omawiania, aby można było przejść przez nie wszystkie. Może się przy tym okazać, że po spisaniu niektóre z punktów wcale nie muszą być poruszane podczas spotkania, tylko załatwione w inny sposób.

Dostarcz niezbędne informacje

Jeżeli to możliwe, kluczowe informacje (prezentacje, raporty, dane) wyślij zaproszonym uczestnikom jeszcze przed spotkaniem, żeby mieli okazję zapoznać się nimi wcześniej. Poinformuj ich o oczekiwanym efekcie zebrania, agendzie oraz przypomnij ustalenia z poprzedniej narady. W ten sposób na zebraniu nie będziesz tracić czasu na przekazywanie tych informacji a pracownicy będą mieli szansę na przygotowanie się lub zgłoszenie propozycji tematów do omówienia, które ich zdaniem zostały pominięte.

Trzymaj się czasu

Możesz być zaskoczony, jak wiele zyskasz w oczach współpracowników rozpoczynając zebranie punktualnie i kończąc według planu. Ludzie doceniają to, że ktoś szanuje ich czas. Nie warto również planować spotkań trwających więcej niż godzinę. Niezwykle trudno jest utrzymać prawdziwe zaangażowanie pracowników dłużej niż przez sześćdziesiąt minut.

Wprowadź szlaban na nowe technologie

Możliwość wnoszenia na zebranie smartfonów czy innych urządzeń mobilnych zawsze odciąga uwagę uczestników. Niektórzy otrzymują telefony, które po prostu muszą odebrać, inni nie mogą się powstrzymać od surfowania w sieci. Takie osoby nigdy nie będą w stanie poświęcić pełnej uwagi spotkaniu. O zakazie warto poinformować wszystkich jeszcze przed rozpoczęciem narady.

Stwórz i roześlij follow-up ze spotkania

Powszechne jest, że ludzie wychodzą z tego samego spotkania z różnymi interpretacjami tego, co się na nim działo. Aby zminimalizować to ryzyko, w ciągu doby po zakończeniu zebrania roześlij do wszystkich uczestników notkę podsumowującą najważniejsze ustalenia, zwłaszcza te dotyczące przekazanych obowiązków i terminów. Ustal również czas, do kiedy można zgłaszać ewentualne uwagi.

Szef Amazona, Jeff Bezzos, ma jeszcze jeden, dość specyficzny sposób na podniesienie efektywności spotkań. Otóż według niego, w firmowym zebraniu powinno uczestniczyć tyle osób, ile uda się nakarmić dwiema średnimi pizzami. Niezależnie od metody, efektywne prowadzenie spotkań z pracownikami to sztuka, którą warto trenować. Dobrze prowadzone zebrania budują zespół i wzmacniają relacje wewnątrz firmy. Na te źle prowadzone – szkoda czasu.