Rady dla organizujących wideospotkania.

Podziel agendę na części

W Internecie uwaga ludzi jest znacznie bardziej podatna na rozproszenie więc kluczowe znaczenie ma tutaj unikanie nadmiernego komplikowania programu. Niech to będzie proste i krótkie. Na przykład podziel cały program na trzy 60-minutowe bloki treści. Można zacząć od najbardziej obfitującej w informacje sesji rano, kiedy zespół jest jeszcze świeży. Całą sesję warto jeszcze niekiedy przedzielić dłuższą przerwą. Interaktywne sesje pytań i odpowiedzi w zasadzie zawsze powinny być na końcu.

Stosuj długie i częste przerwy

Przykładem może być jedna 30-minutowa przerwa między dwiema porannymi sesjami i jedna dłuższa 75-minutowa przerwę na obiad. Różnorodność podejmowanych działań także pozwoli walczyć ze znużeniem. Jeśli są ku temu możliwości warto zachęcić ludzi do odejścia od ekranów przed nowym blokiem treści. Ludzie muszą się naładować, zanim będą mogli przetwarzać nowe informacje.

Uprość główny przekaz

Może warto usunąć niepotrzebne detale? Sprawdź czy każda informacja jaką masz do przekazania jest niezbędna do wykonania zadania przez zespół. Skoncentruj się na głównych wątkach. W uproszczeniu przekazu pomoże też zastosowanie analogii albo przytoczenie poprzednich doświadczeń zespołu.

Przypisz role

Podstawowe z nich to:

• Właściciel treści - osoba z zespołu zarządzającego, do której należy kluczowy przekaz, która finalnie odpowiada za realizację zadania czy projektu;
• Moderator - niezbędny do prowadzenia działań organizacyjnych, zwłaszcza w trakcie spotkania; ułatwia otwarcie spotkania, monitoruje zaangażowanie, zgłasza pytania i pomaga w przekazaniu wiadomości;
• Koordynator – pomaga zebrać wszystkie elementy razem, przekazuje instrukcje zespołowi, poszukuje brakujących slajdów prezentacji, monitoruje czat i zarządza praktycznie wszystkim, co ma związek z organizacją wideospotkania;
• Wsparcie techniczne - technologia też lubi zawieść, trzeba mieć kogoś kto zestawi zastępcze połączenie i będzie się z nim można skontaktować poza głównym kanałem konferencji (np. telefonicznie).

Małe studio

Jeśli to możliwe, stwórz małe studio w swoim biurze i stamtąd zarządzaj spotkaniami. Jakość dźwięku i obrazu nie tylko będzie znacznie lepsza, ale także zwiększy energię i ogólny klimat wydarzenia. Będzie profesjonalniej a wtedy włączy się w zespole „chciejstwo”.

Przeprowadź próby z członkami zespołu

Na dzień lub dwa przed szczególnie ważnym spotkaniem warto sprawdzić jak działa zestawianie połączenia, czy wszystko widać i słychać.

Sprawdź oferty pracy na TeamQuest

Trochę humoru

Nie wiem jakie masz wspomnienia ze swoich wykładów akademickich ale przyznasz, że odrobina humoru ze strony prowadzącego wideospotkanie czy (krótkie!) anegdoty pozwalają uwadze słuchaczy wrócić na właściwe tory.

Analizuj nastrój

Szczególnie przy dużych wydarzeniach online naprawdę trudno jest „czytać pokój”. Ankiety są tutaj twoimi pomocnikami. Możesz łatwo sprawdzić, czy zespół podąża za główną wiadomością lub uzyskać natychmiastową informację zwrotną. W kilka sekund możesz zebrać dane z całego swojego zespołu. Ankieta to duże słowo – czasem chodzi po prostu o skierowanie do współpracowników jednego, szybkiego zapytania.

Pokoje dla mniejszych grup

Nowe informacje wywołują wiele pytań. Zapewnij przestrzeń, w której zespół może przetrawić to, co właśnie usłyszał, i omówić to w małych grupach. Zespół może być nawet losowo dzielony na grupy od trzech do czterech osób z postawionym jasno zadaniem, na przykład: „Podziel się swoimi przemyśleniami i przedyskutuj je. Upewnijcie się, że rozumiecie problem w ten sam sposób”.