Z tego wpisu dowiesz się:

• jak skutecznie planować pracę?
• co pomaga w ustaleniu, które zadania należy wykonać w pierwszej kolejności?
• w jaki sposób zwiększyć efektywność swoją lub zespołu?

W życiu każdego pracownika, szefa czy freelancera przychodzi taki moment, kiedy pilne sprawy zaczynają gonić jeszcze bardziej pilne. A przecież dzień pracy ma tylko określoną liczbę godzin i nie da się zrobić wszystkiego na „już”. Kluczowa staje się wtedy priorytetyzacja. Im lepiej się do niej przyłożymy przed rozpoczęciem działania, tym więcej i szybciej ważnych rzeczy uda nam się zrobić. Z kolei im bardziej wartościowe jest dla nas zadanie, tym łatwiej się za nie zabrać. Co zatem może pomóc w trafnym sformułowania priorytetów?

Zrób listę wszystkich zadań

Nie od dziś wiadomo, że największym sprzymierzeńcem efektywności jest checklista. Nie da się planować pracy bez dokładnego określenia, co mamy do zrobienia. Dlatego pierwszym krokiem jest wypisanie wszystkich zawodowych wyzwań wraz z terminami, w jakich mają być wykonane. Ważne, aby niczego nie trzymać w głowie. Tworzenie listy zadań pozwala nabrać dystansu, porządkuje myśli i zmusza do zadania sobie pytania, czy dana sprawa jest naprawdę ważna.

Zidentyfikuj sprawy pilne

Kolejnym etapem jest rozpoznanie tego, co wymaga natychmiastowej uwagi. Chodzi o zadania „na wczoraj” i takie, których niezrealizowanie w ciągu kilku kolejnych godzin lub do końca dnia będzie się wiązało z negatywnymi konsekwencjami. Głównym kryterium jest tu deadline, a właściwie jego bliskość. Sprawy pilne to kandydaci „na pierwszy ogień”.

Oceń wartość pozostałych zadań

Które z pozostałych na checkliście zadań są ważne? Odpowiedź na to pytanie już nie jest tak oczywista jak w przypadku pilności. Próbując je zidentyfikować, warto zastanowić się, co przynosi największą wartość firmie, czy robienie danej rzeczy przybliża nas do miejsca, w którym chcielibyśmy być za rok lub, w przypadku projektu, które zadania wpływają na jego cel i pozwalają spełnić oczekiwania klienta. Innym sposobem oceny wartości jest ilość osób, od których zależy wykonanie danego zadania. Im jest ich więcej, tym powinno się ono znaleźć wyżej na liście priorytetów.

Bądź elastyczny

Zmiana to jedyna pewna sprawa w życiu. Nie inaczej jest w przypadku priorytetów, które w najmniej spodziewanym momencie mogą stracić na aktualności, na przykład z powodu poniesionej porażki, sytuacji awaryjnej u klienta, pojawienia się nowych informacji czy po prostu zmiany okoliczności. Dlatego kluczem do sukcesu jest stałe trzymanie ręki na pulsie a w razie potrzeby elastyczność i gotowość do wprowadzania zmian na liście pierwszeństwa.

Tnij zadania

Prawdopodobieństwo, że zdołamy wykonać wszystkie zadania z checklisty jest niewielkie. Dlatego, jeżeli okaże się, że dana sprawa jest mało pilna i nieważna, zignorujmy ją. Każdy chyba zgodzi się z tym, że wkładanie wysiłku i zaangażowania w coś, co ostatecznie ma niewielki wpływ na ważne cele jest mało kuszącą perspektywą.

Badacze zarządzania czasem już dawno ustalili, że 20% naszego wysiłku przynosi 80% efektów, z kolei 80% starań pozwala rozwiązać zaledwie jedną piątą problemów. Dotyczy to nie tylko pracy, ale wszystkich obszarów naszego życia. Dlatego sztuka priorytetyzowania to niezbędna umiejętność każdego, kto ceni swój czas i zależy mu na efektywności.