Po zakończonym procesie rekrutacyjnym przychodzi czas na wdrożenie nowego pracownika w obowiązki i panujące w firmie zwyczaje. Niejednokrotnie (z różnych powodów) proces adaptacji nowo zatrudnionych osób jest marginalizowany. To duży błąd! Profesjonalne przeprowadzenie pracownika przez ten etap znacząco wpływa na jakość pracy i satysfakcję z niej, ale również na wizerunek pracodawcy. Przedstawiamy kilka najważniejszych elementów skutecznego onboardingu.

Plan działania

Co zrobić, aby adaptacja nowego pracownika poszła zgodnie z planem? Przede wszystkim należy plan posiadać. Dlatego jeszcze przed zakończeniem procesu rekrutacyjnego, warto przemyśleć, co nowozatrudniony powinien wiedzieć w pierwszym tygodniu czy miesiącu pracy, przygotować zestaw niezbędnych dokumentów oraz biurko i sprzęt. Coraz częściej spotykanym zwyczajem jest również „welcome pack” – zestaw firmowych gadżetów, który pierwszego dnia będzie czekał na nowego członka teamu. Wypracowany scenariusz planu wdrożenia pozwoli uniknąć nie tylko chaosu organizacyjnego, ale również dodatkowego stresu, który i tak towarzyszy w pierwszych dniach pracy nie tylko pracownikowi, ale i pracodawcy.

Wsparcie mentora

Kluczową rolę w procesie onboardingu odgrywa osoba, u której nowy pracownik będzie mógł szukać pomocy. Kierownik, szczególnie w przypadku rozproszonych zespołów, nie zawsze jest na miejscu a często po prostu nie dysponuje taką ilością czasu, aby móc towarzyszyć nowozatrudnionemu członkowi zespołu podczas okresu adaptacyjnego. Dlatego warto wskazać osobę z zespołu, najlepiej na podobnym stanowisku, która będzie pełniła rolę buddy’ego (mentora), do której nowy pracownik będzie mógł się zwrócić z pytaniami związanymi z realizacją zadań i która wprowadzi go w nieformalne zwyczaje panujące w firmie.

Szeroki wachlarz narzędzi

W zależności od specyfiki firmy, proces onboardingu można wspierać na wiele sposobów. Wśród wykorzystywanych narzędzi znajdują się spotkania (zarówno formalne, z przełożonym, jak i integracyjne, z innymi członkami zespołu), szkolenia wdrożeniowe, czy podręczniki zbierające najważniejsze dane na temat firmy. Coraz większą popularnością cieszą się rozwiązania oparte o nowoczesne technologie, takie jak np. platformy e-learningowe wykorzystujące elementy grywalizacji. Takie narzędzia nie tylko pozwalają w niestandardowy sposób przygotować nowego pracownika do pełnienia obowiązków, ale również mają znaczenie employer brandingowe – pozwalają budować wizerunek pracodawcy jako firmy otwartej na innowacje i technologiczne nowinki.

Ewaluacja

Nie da się stworzyć strategii wdrażania nowych pracowników raz na zawsze. Oczekiwania i potrzeby kandydatów zmieniają się a rolą firmy jest na nie reagować. Dlatego ważny jest stały monitoring działań onboardingowych. Feedback, uzyskany podczas rozmowy lub w formie ankiety, na temat tego, co pracownikom się podobało a zwłaszcza tego, co można poprawić, pozwoli zoptymalizować cały proces, a tym samym wpłynąć na większe zaangażowanie i efektywność teamu.

Rola onboardingu jest często niedoceniana. Tymczasem to bardzo ważny element na starcie u nowego pracodawcy. Źle przeprowadzony – przedłuża czas niezbędny do efektywnego wykonywania obowiązków, prowadzi do poczucia dezorientacji, braku pewności siebie a w konsekwencji do braku zadowolenia z pracy lub nawet rezygnacji z niej. Na szczęście przygotowanie profesjonalnego wdrożenia nie jest tak trudne jak mogłoby się wydawać.