Z tego wpisu dowiesz się:

• co zrobić, kiedy nasza checklista wydaje się nie mieć końca?
• jak się zabrać do działania, kiedy ilość obowiązków paraliżuje?
• jak nie dopuścić do przeciążenia nadmiarem zadań?

Niezależnie od tego, czy jesteś szefem, pracownikiem, czy freelancerem z pewnością masz na swoim koncie dni, kiedy czujesz się przeciążony nadmiarem zadań, co chwilę zaczynasz robić coś nowego i niczego nie możesz skończyć, bo już trzeba brać się za kolejne zadanie z checklisty. Co gorsza, pracy wydaje się nie ubywać… Ilość wyzwań, jakie często bierzemy na siebie jest coraz większa. Tymczasem czasu nie rozciągniemy, nasza uwaga również ma swoje granice. Mimo stosowania najróżniejszych technik zarządzania sobą i tych zwiększających produktywność, nie zawsze da się wszystkiemu sprostać. Przedstawiamy kilka wskazówek, jak nie polec w walce z „taskami”.

Zacznij odpuszczać

Zbyt wiele spraw czy czynności, które mamy wykonać, wydaje się nam ważnymi. W rzeczywistość często rozmieniamy czas na drobne doskonaląc swoje umiejętności w sprawach, które z punktu widzenia długoterminowych celów, są mało istotne. Zastanów się, jakie są twoje priorytety i co chcesz osiągnąć w życiu zawodowym i prywatnym. Wybierz maksymalnie po dwa, trzy cele w każdym z tych obszarów i na nich skoncentruj swoją uwagę. Wyznaczenie tego, co jest dla ciebie najważniejsze, pozwoli ci z łatwiej i bez wyrzutów sumienia zrezygnować z części innych działań. Z „to-do” listy wykreśl to, co nie przybliża cię do żadnego z tych celów ani nie jest powiązane z żadnym z nich.

Walcz z nadmiernym perfekcjonizmem

Oczywiście, nie ma nic dziwnego w tym, że chcemy, aby wszystko, co robimy było wykonane jak najlepiej. Czasem jednak poprawianie projektu w nieskończoność zajmuje tyle czasu, że nie starcza go już na nic innego. Pamiętaj, że lepsze jest wrogiem dobrego. Czy naprawdę jest sens szlifować napisany przez siebie kod, skoro działa i jest zgodny z dokumentacją? Z ogromnym prawdopodobieństwem nikt oprócz ciebie nawet nie zauważy jego niedociągnięć. Naucz się być wystarczająco dobry. Lepiej chyba, aby zadanie było wykonane nieperfekcyjnie niż wcale, prawda?

Deleguj zadania

Często wydaje nam się, że jesteśmy niezastąpieni i zrobimy wszystko najlepiej. Przychodzi jednak w końcu taki moment, że zamiast skupiać się na planowaniu, rozwoju i wykonywaniu najważniejszych działań, tracimy czas na czynności, które z powodzeniem moglibyśmy oddelegować komuś innemu. Jeśli jesteś szefem, masz ułatwione zadanie. Część obowiązków mogą przejąć pracownicy, do innych być może wystarczy zatrudnić dodatkową osobę. Będąc freelancerem zawsze można z kolei bardziej czasochłonne, choć proste, prace zlecić młodszym kolegom stawiającym pierwsze kroki w zawodzie.

Bądź asertywny

Chęć sprostania wszystkim oczekiwaniom w pracy to naturalny odruch dobrego pracownika. Czasami jednak, kiedy twój grafik jest wypełniony po brzegi, spełnienie prośby współpracownika lub wykonanie dodatkowego zleconego przez szefa zadania może skutkować tym, że albo nie wyrobisz się ze swoim planem albo padniesz ze zmęczenia. Dlatego warto nauczyć się odmawiać. W uprzejmy i dyplomatyczny sposób, ale jednak odmawiać. Nie bierz na siebie więcej niż jesteś w stanie unieść, nawet jeśli z tego powodu nie zostaniesz pracownikiem miesiąca.

Stres, przeciążenie, utrata motywacji i chęci do działania to tylko niektóre skutki, jakie powoduje zasypanie zadaniami. Nie próbuj więc przeceniać swoich możliwości. Zamiast tego stwarzaj okazję do tego, aby się zatrzymać i poleniuchować. Naładowane baterie to podstawa tego, aby stawić czoło każdej, nawet najdłuższej, checkliście.