Z tego wpisu dowiesz się:

• czy planowanie swojej pracy ma sens?
• jakie błędy najczęściej przeszkadzają w dobrej organizacji?
• co robić, aby planowanie było skuteczne?

Jedni są przekonani, że brak planu to najlepszy przepis na porażkę, inni uważają planowanie za stratę czasu i ograniczenie spontaniczności. Jedno jest pewne – w dzisiejszym świecie, kiedy żyjemy coraz szybciej i robimy coraz więcej, bez odpowiedniej organizacji dużo trudniej jest osiągać zawodowe cele. Tymczasem wystarczy zaledwie 5-10 minut spędzonych z kalendarzem, odpowiednią aplikacją czy po prostu „to-do” listą , aby uczynić swój dzień pracy bardziej produktywnym.

W planie siła

Korzyści płynące z zaplanowanego działania trudno przecenić. Eksperci przekonują, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy i trudno się z tym nie zgodzić. Rozpoczynanie dnia pracy z dobrym planem w ręku pozwala szybciej zabrać się za obowiązki i sprawia że mamy większą motywację do konsekwentnego realizowania tego, co chcemy osiągnąć. Ci, dla których planowanie jest nawykiem wiedzą, jaka to satysfakcja, kiedy pod koniec dnia możemy odhaczyć ostatni punkt na naszej checkliście. Nie trzeba dodawać, że dzięki temu skuteczność naszych działań wzrasta a my szybciej zbliżamy się do naszych bardziej odległych celów. Dodatkowo, planując zyskujemy również więcej czasu, co pozwala zachować lepszą równowagę między życiem prywatnym i zawodowym.

Uniknąć pułapek

Każdy z nas ma na swoim koncie plany, z których nic nie wyszło. Gdy nie zabierzemy się za nie w odpowiedni sposób, szybko możemy stracić zapał i kolejny raz stwierdzić, że nic z tego nie będzie. Czego zatem unikać? Planowanie pracy może się nie udać, kiedy nie wyznaczymy sobie pewnego marginesu błędu. Trudno uniknąć porażki, jeśli rozpisujemy zadania minuta po minucie. Zawsze przecież może zjawić się niespodziewany gość lub szef zdecyduje się wezwać nas na rozmowę. A wtedy – frustracja gotowa. Częstym błędem jest również zbyt optymistyczne oszacowanie czasu potrzebnego do wykonania poszczególnych zadań. W efekcie punktów na checkliście nie ubywa a my czujemy, że nie pracujemy wystarczająco dobrze. Podobny skutek osiągamy, kiedy próbujemy trzymać wiele srok za ogon i chcemy wykonać kilka zadań jednocześnie. Nie dość, że nie zrobimy ich dobrze, to jeszcze zajmą nam więcej czasu. Jak zatem planować, aby przynosiło to oczekiwany efekt?

Krok po kroku

Jeśli chcemy naprawdę produktywnie wykorzystać swój czas, najlepiej zaplanować go… poprzedniego wieczora. Wypisanie czarno na białym zadań na następny dzień sprawi, że umysł lepiej wypocznie w nocy, a rano, kiedy jesteśmy pełni energii, będziemy mogli przejść od razu działania. Na tym etapie warto ustalić priorytety i określić, które działania muszą być wykonane za wszelką cenę, a które mają dla nas mniejsze znaczenie. Pracę najlepiej zacząć od tych najtrudniejszych. Choć pokusa odłożenia ich „na później” zwykle jest duża, uporanie się z nimi na samym początku, przyniesie nam sporo satysfakcji i zmotywuje do dalszej pracy. Pozostałe, mniej skomplikowane, działania wykonamy z kolei z większą lekkością, oszczędzając czas, energię i nerwy. Warto również pamiętać, aby planować zaledwie 60 procent swojego dnia. Pozostały czas przeznaczmy na działania niezaplanowane, spontaniczne a przede wszystkim odpoczynek, który jest podstawą efektywnej pracy.

Prawdopodobnie niewielu znalazłoby się śmiałków, którzy zabraliby się do budowy domu bez dobrego planu. Nawet wychodzenie do sklepu bez listy zakupów stwarza ryzyko, że zapomnimy o czymś ważnym. Dlaczego zatem tyle osób uważa, że planowanie dnia pracy jest stratą czasu? W rzeczywistości to inwestycja, która zwraca się z nawiązką, pozwalająca nie tylko oszczędzić czas, ale i zyskać spokój.