Z artykułu dowiesz się:
- Czym są ważność i pilność
- Co to jest macierz Eisenhowera
- Na jakie części podzielona jest macierz Eisenhowera
- Jak korzystać z macierzy Eisenhowera
Ważność i pilność, czyli trudności w ustalaniu priorytetów zadań
Zacznijmy od podstaw. Czym są zdarzenia ważne? Są one postrzegane jako istotne w kontekście długoterminowym. Oznacza to, że wykonanie takiego zadania wywołuje efekty długotrwałe mające wpływ na jakieś kluczowe aspekty. Nierzadko odkładane są na później, co ostatecznie doprowadza do sytuacji, kiedy stają się jednocześnie zadaniami ważnymi i pilnymi. Do projektów ważnych podchodzimy z większym zaangażowaniem i spokojem. Koncentrujemy się na ich najmniejszych szczegółach i mamy satysfakcję z realizacji oraz powodzenia działań, jakie są z tym związane.
Jeśli chodzi o zdarzenia pilne, to charakteryzują się tym, że muszą zostać wykonane natychmiast. Takie zadania są często związane z presją otoczenia, a ich wykonaniu towarzyszy stres i niepokój. Chodzi w nich o szybką odpowiedź na sygnały pochodzące z otoczenia.
No dobrze, ale jak odróżnić zadania ważne od pilnych? Dla wielu osób to ogromna trudność. Jeśli jednak się tego nie nauczymy, nie będziemy potrafić priorytetyzować zadań, a jest to umiejętność przydatna, a niekiedy nawet niezbędna zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Wymaga się jej szczególnie od osób pracujących na stanowiskach kierowniczych, ale i takich, którzy zajmują stanowiska samodzielne i muszą sami organizować sobie codzienną pracę.
Zatem które zadania i kwestie są ważne? To te, które są związane z naszą lub firmową wizją i misją. Trzeba się zastanowić, do czego prowadzi realizacja danego zadania oraz co mogę i chcę przez to osiągnąć. Warto również rozważyć, co się stanie, jeśli tego nie zrobię, co jeśli to zrealizuje, a co jeśli odpuszczę. Ponadto dobrze jest przemyśleć kwestie, czy jest to jedyny sposób na realizację wyznaczonych celów. Przykładowo, firma odzieżowa dużą wagę przywiązuje do zrównoważonego rozwoju. Promuje się jako ta, która wspiera środowisko naturalne i angażuje się w Akcje charytatywnei społeczne. Ma w planach organizację dużej kampanii, która będzie zachęcała klientów do budowania garderoby kapsułowej, aby ograniczyć zasoby swoich szaf. Jest więc to zadanie, które wymaga pracy, jest ściśle związane z misją firmy i skutkuje długotrwałymi efektami.
A co z kwestiami pilnymi? To takie zadania, przy których z automatu stawiamy sobie pytanie – ile czasu na ich wykonanie mi zostało. No właśnie, w ich przypadku liczy się przede wszystkim czas. Kluczowe jest określenie, ile czasu nam zostało i kiedy jest deadline. Trzeba się zastanowić, jak dużo czasu potrzebujemy, aby wykonać to zadanie i czy mamy wystarczająco dużo przestrzeni czasowej, aby wywiązać się z obowiązku w terminie. Należy rozważyć, czy to zadanie jest naprawdę pilne, co się stanie, jeśli go nie wykonamy w czasie i przełożymy na później, a także czy coś zyskamy, jeśli poświęcimy ten czas na coś innego. Przykładem może być wysłanie maila z ofertą przetargową do dnia zakończenia przyjmowania zgłoszeń.
Macierz Eisenhowera może pomóc w ogarnięciu tego chaosu?
Zarządzanie zadaniami pilnymi i ważny nie jest wcale łatwe, szczególnie jeśli takich zdarzeń się namnaża, trudno się wtedy odkopać z natłoku obowiązków i na spokojnie nadać każdemu zadaniu priorytet. Istnieje ryzyko, że coraz więcej zadań będzie stawało się tymi pilnymi i ważne kwestie będą odkładane w czasie. Pojawia się wtedy chaos, który w znacznym stopniu może pomóc ogarnąć macierz Eisenhowera.
To wyjątkowe narzędzie, ponieważ to sam prezydent USA Dwight Eisenhower opracował specjalne narzędzie do priorytetyzowania zadań. Wiele osób się zastanawiało, jak on to robi, że potrafi być wszędzie i realizować tak dużo projektów. Zdobył aż 70 odznaczeń wojskowych, był pierwszym naczelnym dowódcą połączonych sił zbrojnych NATO, a także zwierzchnikiem planowanego lądowania w Normandii. To tylko przykłady jego wielkich osiągnięć. Miał on jednak swoją autorską taktykę, która zakładała odróżnienie zadań ważnych i pilnych. Na tym się też koncentrował przy priorytetyzowaniu swoich projektów. Macierz Eisenhowera umożliwia klasyfikację zdarzeń według stopnia ich pilności i ważności. Dzięki temu wiemy, czym i kiedy musimy się zająć. Nie działamy chaotycznie, a cały plan jest ustrukturyzowany i dokładnie przemyślany. Ustalanie priorytetów zadań sprzyja zwiększonej produktywności, ogranicza stres i pozwala zaoszczędzić dużo czasu, który w przeciwnym razie marnujemy na wykonywanie zadań, które nie mają w obecnej chwili sensu, a także na ciągłym sprawdzaniu i weryfikowaniu terminów realizacji.
Macierz Eisenhowera nie bez powodu nazywana jest również macierzą zarządzania czasem. Narzędzie to zakłada podział zadań na cztery grupy – te, które należy wykonać jako pierwsze, te, które można wykonać później, te, które można oddelegować oraz te, z których można nawet zrezygnować. Kluczowe jest jednak stwierdzenie, jak bardzo są one pilne i ważne. Trzeba więc nad nimi nieco popracować, zastanowić się, czym skutkują, do czego prowadzą i z czym są związane.
Ćwiartki macierzy Eisenhowera
Zawsze priorytetyzowanie zadań zaczynamy od stworzenia ich listy. To nasz punkt wyjścia. Długa lista zadań może przytłaczać, wywołuje niekiedy stres – nie wiem, od czego zacząć, nie potrafię wybrać zadania, którym powinienem się zająć w pierwszej kolejności. Aby uniknąć takiej niekomfortowej sytuacji, warto jest skorzystać z macierzy Eisenhowera, która została podzielona na 4 części:
- Sprawy pilne i ważne – wymagają natychmiastowego działania. Należą do nich przede wszystkim różnego rodzaju kryzysy i problemy, a także zadania z nagłymi terminami. To ćwiartka I. Jeśli poświęcamy jej większość swojego czasu, może to doprowadzić do przewlekłego stresu, a w przypadku pracy nawet do wypalenia zawodowego. Dużo spraw pilnych i ważnych to nierzadko następstwo odkładania wszystkiego na ostatnią chwilę
- Sprawy ważne, ale niepilne – są to wszystkie zadania, które zaplanowaliśmy na później, ale mają duże znaczenie dla naszych celów i misji. To ćwiartka II. Jeśli poświęcamy jej dużo czasu, stajemy się bardziej zdyscyplinowani, pogłębiamy naszą wizję i stajemy się bardziej świadomi tego, do czego dążymy. Jesteśmy przekonani, że koncentrujemy się na sprawach ważnych. Nie liczymy na natychmiastowe, ale na długotrwałe efekty, nad którymi pracujemy
- Sprawy pilne, ale nieważne – to takie zadania, które można, a czasem nawet trzeba oddelegować komuś innemu. Nie są na tyle ważne, abyśmy musieli zająć się nimi osobiście, jednak muszą być wykonane jak najszybciej, w wyznaczonym terminie. To ćwiartka III. Są to również takie sprawy, które owszem mogą być ważne, jednak osobiście nie dla nas
- Sprawy niepilne i nieważne – skoro jakieś zadania nie są ani pilne, ani ważne, to oznacza, że nie muszą być w ogóle wykonane. To ćwiartka IV. Pojawiają się, jednak bez żadnego celu. To tzw. pożeracze naszego czasu. Ich wyeliminowanie spowoduje, że będziemy mieć więcej czasu na to, co ważne i pilne, łatwiej będzie nam się zorganizować. To sprawy, które niewiele wnoszą do naszej codzienności. Przykładowo w godzinach pracy jest to przeglądanie internetowych stron plotkarskich. Jeśli jednak takim zadaniom poświęcamy zbyt dużo czasu i uwagi, lekceważymy to, co jest naprawdę istotne i nie wywiązujemy się ze swoich „poważnych” obowiązków
Jak pracować z macierzą Eisenhowera?
To teraz wyobraź sobie, że prowadzisz sklep stacjonarny. Jak powinieneś rozplanować swoje zadania według macierzy Eisenhowera?
Do natychmiastowego wykonania może być np. zrobienie dziennego bilansu i rozliczenia. Zaplanować możesz złożenie zamówienia w hurtowniach, a oddelegować innym pracownikom rozłożenie towaru. Jeśli chodzi o sprawy, które powinieneś ograniczyć i wyeliminować, to m.in. przeglądanie swojego prywatnego konta w mediach społecznościowych czy też zakupy w czasie pracy. Rozumiesz już, o co chodzi w priorytetyzowaniu zadań?
Kiedy już nadasz wszystkim swoim zadaniom odpowiednie priorytety, nadchodzi moment, kiedy rozpoczynasz nad nimi pracę. W przypadku spraw z I ćwiartki przyda Ci się umiejętność działania pod presją czasu i zarządzania kryzysowego. Te zadania trzeba realizować najszybciej, jak jest to tylko możliwe. Zazwyczaj wymagają samodzielnej realizacji, ponieważ tylko wtedy jesteś w stanie w pełni dopilnować, że zostaną wykonane w wyznaczonym czasie. Z kolei zadania z II ćwiartki wymagają poświęcenia najwięcej czasu. Nie trzeba ich robić od razu, a mogą wymagać podziału na mniejsze etapy. Nie mają od góry narzuconego terminu, to Ty go ustalasz. Aby dobrze poradzić sobie z zadaniami z III ćwiartki, trzeba je odróżnić od zadań z ćwiartki I. Tutaj z kolei przyda Ci się asertywność i umiejętność delegowania zadań. Nie musisz robić wszystkiego, są również osoby, które mogą Ci pomóc w codziennych obowiązkach. W przypadku zadań z IV ćwiartki, koniecznie trzeba wykazać się silną wolą i samodyscypliną. Należy sobie uświadomić, że są zadania, które nie prowadzą do niczego, a jedynie utrudniają realizację zadań z ćwiartki I, II i III.
Zacznij od zrobienia listy wszystkich zadań. Następnie określ pilność i ważność każdego z nich. Przydziel sprawy do poszczególnych ćwiartek macierzy Eisenhowera i ustal działania, jakie planujesz podjąć w stosunku do każdego zadania. Zrób porządek w swoich sprawach, które dotychczas tylko się piętrzyły i żadne z nich nie miało przyznane odpowiedniego priorytetu. Jak wiadomo, są sprawy ważne i ważniejsze, takie na wczoraj i te, które mogą poczekać.
Kiedy zadania się namnażają, łatwo się zapętlić i pogubić. Macierz Eisenhowera nie wymaga od Ciebie zakupu dodatkowych narzędzi, a tylko (albo aż) Twojego zaangażowania i nieco dyscypliny. Sam się przekonasz, jak dużo czasu marnowałeś i jak dużo stresu Cię to kosztowało. To jak to będzie z tymi priorytetami, popracujesz nad nimi?
