Gdy CFO i CIO współpracują ze sobą w sposób sprawny, firma może na tym tylko zyskać.
O kim mowa?
Wyjaśnijmy na początku, że skróty CFO i CIO są tutaj stosowane dość umownie. W polskich firmach często nie mamy odpowiednika CFO a więc dyrektora odpowiedzialnego za sprawy finansowe i funkcję tą pełni po prostu członek zarządu spółki. Z kolei Chief Information Officer w polskim biznesie może się nazywać bardzo różnie, w zależności od danej organizacji jego rolę może pełnić członek zarządu, dyrektor, główny administrator systemów czy administrator systemów informatycznych. Generalnie jednak chodzi nam o relacje pomiędzy tymi osobami w firmie, które odpowiadają za finanse oraz informatykę.
CIO i CFO muszą mieć ze sobą silne relacje – choćby nie chcieli. Przetwarzanie w chmurze, mobilność i big data w sposób naturalny wymuszają przejście od funkcjonalnych silosów (takich jak na przykład ścisły podział wewnętrzny firmy na finanse, technologię czy HR) do współpracy międzyfunkcyjnej. Tak jak innowacja w obsłudze klienta zaczyna się od głębszego zrozumienia klienta, tak zrozumienie czynników finansowych organizacji i celów inwestycyjnych może pomóc każdemu dyrektorowi do spraw informatyki stać się bardziej efektywnym liderem korporacyjnym. Ale stworzenie dobrych relacji z dyrektorem finansowym może być po prostu trudne. Z drugiej strony, jeśli jesteś CFO i nie masz choćby nici porozumienia z dyrektorem ds. informatyki na początku procesu, nie zapewnisz firmie wyników.
Transformacja cyfrowa i relacja CFO/CIO
Zanim jeszcze CFO zabuduje budżet na projekty, musi dokładnie omówić z CIO potrzeby biznesowe i to jakie wyzwanie biznesowe firma stara się rozwiązać tymi pieniędzmi. Następnie konieczne jest określenie, jakimi zasobami firma dysponuje już w tej chwili – tylko dzięki temu dowiemy się jakie mamy braki i co trzeba kupić albo kogo trzeba zatrudnić. Tutaj współpraca CFO i CIO jest wręcz niezbędna. To od ich analiz i ustaleń będą zależały wnioski końcowe: czy firma ma potrzebne pieniądze na inwestycje oraz czy ma odpowiedni zespół ludzi.
Dyrektor do spraw informatyki musi zrozumieć jedną rzecz, która jest istotna z punktu widzenia CFO: jeśli finansujesz rzeczy, a firma nie jest gotowa nimi zarządzać, to jest to strata pieniędzy. CIO musi więc umieć wykazać dobre spożytkowanie zabudżetowanych środków. Druga ważna kwestia to to, że nie tylko CFO odpowiada przed kierownictwem firmy za wyniki finansowe. Decyzje CIO mają realny wpływ na to jak będzie wyglądał budżet spółki, nawet jeśli finalnie potrzebna jest akceptacja służb finansowych.
Relacja CFO/CIO to niejako tkanka łączna organizacji. Oba zespoły muszą ze sobą współpracować w możliwie szerokim zakresie. Jeśli w danej firmie CIO skupia się wyłącznie na jednym obszarze, swojej działce technologicznej, to nie uda się „zrobić wyniku”. Silosowanie w organizacji musi zostać zlikwidowane jeśli firmie naprawdę zależy na udanej transformacji cyfrowej.
Współpraca między zespołami i innowacja
Budowanie relacji w całej organizacji (nie tylko w poszczególnych zespołach) staje się dla nas szczególnie ważne, gdy zostajemy liderami w ramach swojej pracy w IT. Nigdy nie trać z oczu szerszego obrazu, jako CIO patrz czasem na problem oczami CFO – będzie Ci z nim łatwiej porozmawiać. Załóż, że ludzie przychodzą do pracy, aby wykonywać ją jak najlepiej każdego dnia. A więc postaw się na ich miejscu i pomyśl o współpracy w sposób empatyczny. Samo skupienie się tylko na tym, co Ty musisz dziś zrobić aby wykonać swoją pracę, nie będzie wystarczające. Jeśli pomożesz swojemu CFO osiągnąć jego cele, łatwiej będzie Ci przeforsować swoje zdanie co do zakupu tamtej licencji, która za Tobą od dawna „chodzi”.
Oczywiście dyrektorzy finansowi zawsze skupiają się na surowych liczbach, zwłaszcza na zmniejszaniu wydatków. Ich ryzykiem z kolei jest to, że za mało myślą o inwestycjach, skutkach biznesowych określonych zakupów czy zaniechań tych zakupów. Współcześni dyrektorzy finansowi dopiero uczą się rozumieć znaczenie ciągłych innowacji, myśląc o projektach digitalizacyjnych przez pryzmat maksymalizacji wartości dla biznesu. Jak CIO masz tu swoją rolę do odegrania.
Musisz też wiedzieć, że CFO lubi się po prostu czuć komfortowo, nie zawsze rozumie potrzebę eksperymentowania. A przecież nie każdy projekt przyniesie przewidywany zwrot z inwestycji. Musi dać firmie trochę swobody, aby to zrobić. Ty to wiesz, spróbuj sprawić aby i on to rozumiał.
Porady dla CIO podczas rozmów z CFO
Przede wszystkim rozmowę z dyrektorem finansowym musisz prowadzić w taki sposób i z użyciem takich słów, które zrozumie. Zwrot z inwestycji jest zawsze tam, gdzie CFO zaczyna to swoje: Więc chcesz wydać takie pieniądze. Ok, a jaka będzie z tego korzyść? Jaki jest zwrot z inwestycji, który zamierzamy uzyskać? Musisz wykazać racjonalny i rozsądny zwrot z inwestycji a za tym co powiesz bezwzględnie powinno stać solidne uzasadnienie biznesowe. Spróbuj zamienić wskaźniki operacyjne na złotówki, np. zamiast mówić o wymaganym poziomie dostępności w umowie SLA pokaż po prostu jak się to przekłada na wynik finansowy?
Dbaj też o to aby dyrektor finansowy był zaangażowany w projekt już na możliwe wczesnym etapie jego inicjacji. Unikniesz w ten sposób zaskakiwania go ogromem zamierzeń (czytaj: kosztów). Oni lubią długoterminowe, strategiczne, dwu czy trzyletnie horyzonty planowania – więc staraj się im to dostarczać.
Pamiętaj wreszcie, że rolą dyrektora finansowego jest pociąganie ludzi do odpowiedzialności. A nie wszystko się zawsze opłaci. Musisz więc też wiedzieć, kiedy zamknąć projekt – i na to też potrzebujesz przekonujące uzasadnienie w rodzaju jak w tym posiedzimy jeszcze kwartał to wyjście z tego będzie nas kosztowało 20% drożej.
