Jakie są zalety utrzymywania konfiguracji w możliwie nieskomplikowanej formule?
Przeszkolenie „nowego” zajmuje mniej czasu
Jeśli osoba odpowiedzialna za system opuści firmę czy zostanie przydzielona do innych zadań, inny pracownik może przejąć kontrolę bez potrzeby poświęcenia dużej ilości czasu na uczenie się systemu w jego zastanej postaci. Oznacza to, że potencjalnie więcej osób może zastąpić osobę, która odeszła i następcę do pracy w IT nad tym taskiem będzie łatwiej znaleźć.
Na przykład analityczny pulpit nawigacyjny zbudowany z wykorzystaniem Tableau prawdopodobnie będzie czymś co jest znane dla większej ilości wykwalifikowanych osób, które go będą mogły utrzymywać i naprawiać, niż ten zbudowany w oparciu o mozaikę niestandardowych skryptów i interfejsów API. Nikt nie powinien w końcu odciągać analityków danych czy programistów od ich pracy, aby naprawić wykres słupkowy.
Rozwiązywanie problemów zajmuje mniej czasu
W systemie, w którym łatwo zrozumieć zachowanie każdego komponentu i jego związek z innymi elementami, wykluczanie problemów i znajdowanie uszkodzonego komponentu — pierwotnej przyczyny — jest bardziej intuicyjne. Na przykład, jeśli firma ma w swojej witrynie internetowej wiele dokumentów do pobrania i wszystkie znajdują się w jednym formularzu — w przeciwieństwie do formularza niestandardowego dla każdego z nich — wówczas wystarczy rozwiązać problem z tylko jednym formularzem i jednym przepływem pracy.
Więcej alternatywnych rozwiązań
Gdy każda część systemu ma jasną funkcję, łatwiej jest znaleźć alternatywy.
Wyobraź sobie na przykład proces Salesforce, który wykorzystuje mieszankę automatyzacji i narzędzi innych firm do oceniania, filtrowania, klasyfikowania i przypisywania nowych, potencjalnych klientów. Jeśli to nawali, nie ma oczywistego zamiennika. Wszystko zostanie wstrzymane do czasu naprawienia procesu lub zastąpienia go podobnie złożonym rozwiązaniem.
A teraz wyobraź sobie proces sprzedaży, w którym zespół sprzedaży jest po prostu powiadamiany o każdym nowym leadzie sprzedażowym wraz ze stosownymi szczegółami. Pozwala mu to zdecydować czy kontynuować kontakt z potencjalnym klientem. Jeśli krok powiadomienia z Salesforce się nie powiedzie, łatwo wymyślić sto innych sposobów na przekazanie tych informacji zespołowi sprzedaży: raporty, powiadomienia na Slacku, eksport list, „ręczna” obserwacja lub użycie Zapier do wysłania alertu za pośrednictwem praktycznie dowolnego medium. Przestój potrwa najwyżej kilka minut (no dobra, na pewno nieco dłużej ale ciągle krócej niż w pierwszym scenariuszu).
Zasady prostych systemów
Wiele startupów nie ma luksusu w postaci wystarczających ilości czasu i zasobów na przeprowadzanie naprawy swojej łódki gdy są w trakcie przeprawy przez rwącą rzekę uruchamiania nowego biznesu. Warto wówczas przestrzegać podczas oceny lub wdrażania nowych systemów takich zasad:
- Duża ilość funkcji sama w sobie nie uzasadnia złożoności. Jaki jest pożytek ze skomplikowanego systemu kontroli lotów, jeśli potrafi on uziemić całą flotę samolotów? A z korporacyjnej platformy marketingowej jeśli nikt nie może z jej pomocą przeprowadzić kampanii marketingowej w rozsądnym czasie i budżecie? Wybierz narzędzia, które są proste w obsłudze, a nie te, które obiecują najwięcej funkcji. Na przykład można wybrać HubSpot na swoją pierwszą platformę marketingową zamiast „uznanej” platformy korporacyjnej, takiej jak Marketo, Eloqua czy Pardot.
- Złożone pomysły = skomplikowane wdrożenia. Jeśli wyjaśnienie lub nawet skonkretyzowanie pomysłu w formie pisanej zajmie zbyt dużo czasu, przyjmij za pewnik, że także jego wdrożenie będzie złożone a ewentualna naprawa czy usuwanie błędów zajmie dużo czasu. Na przykład proponowany proces sprzedaży, który wymaga godzinnej prezentacji, będzie koszmarem do utrzymania, niezależnie od tego, jak sprytny się teraz wydaje.
- Modyfikacje mają pierwszeństwo przed uzupełnieniami. Gdy pojawiają się nowe wymagania biznesowe względem systemu, istnieje tendencja do dodawania kolejnych warstw na istniejącym już systemie — poprzez dodatkowe kroki lub integracje. Zamiast tego sprawdź, czy to rdzeń systemu można zmodyfikować aby spełniał nowe wymagania. To zapewni Ci mniej nieplanowanych przestojów w dłuższej perspektywie a system nie zacznie przypominać sterty naleśników z kolejnymi naleciałościami i łatami piętrzącymi się jeden nad drugim.
