Działy administracji postrzegane są jako działy nieproduktywne, nie przynoszące zysku, a jedynie straty. Z księgowego punktu widzenia, w takim stwierdzeniu na pewno jest wiele racji. Jednak z perspektywy zarządzania przepływem informacji, organizacją zadań, czy wizerunku, to rola administracji jest jedną z kluczowych.

Pierwsze wrażenie

Recepcjoniści, office managerowie są często pierwszymi osobami, z jakimi kontaktuje się świat zewnętrzny. Recepcjoniści witają i organizują spotkania z klientami i kandydatami. Ich zachowanie, kwalifikacje mają wpływ na to, jak nasza firma będzie postrzegana na zewnątrz. Warto zatem inwestować w szkolenia z autoprezentacji, czy też podnoszących kwalifikacje językowe. Zadaniem recepcjonisty jest zadbanie o klienta w taki sposób, aby firma z którą się kontaktuje, była dobrze kojarzona. W polityce szkoleniowej recepcjonista nie powinien być pomijany.

Zaradni pracownicy

Czy często wydaje się Wam, że pracownicy administracji potrafią rozwiązać niemalże każdy nasz problem? Pracownik działu administracji musi potrafić szybko znajdować rozwiązanie nurtujących nas problemów. Musi zadbać o właściwe kierowanie połączeń telefonicznych, rezerwacje samolotów i hoteli, czy zadbanie o asortyment w firmowej kuchni. Nie jest łatwo zarządzać tak wieloma sprawami jednocześnie. Z tego też powodu, jeżeli widzimy, że w naszej firmie wszystko działa jak w zegarku, to dużo zasługa w tym działu administracji.

Umiejętności organizacyjne

Zarezerwować wcześniej wspomniany hotel wraz z transportem z lotniska dla całego działu handlowego w ciągu dwóch godzin? Dla pracownika administracji to żaden problem. Dobry recepcjonista potrafi być prawą ręku wieloosobowego zarządu; wypełniać zadania związane z organizacją ich kalendarza pracy. Nie jest to zadanie łatwe, biorąc pod uwagę specyfikę pracy osób zarządzających na wysokim szczeblu. Recepcjonista dobrze wie, pod jaki numer zadzwonić, gdzie wysłać maila, aby postawione przed nim zadanie zostało szybko wykonane.

Centrum informacyjne organizacji

Jeżeli potrzebujesz się czegoś dowiedzieć, co dotyczy całej firmy, to przede wszystkim powinieneś udać się do jednego z pracowników administracji. Nie mam tutaj na myśli firmowych plotek, a często istotne informacje z punktu widzenia konkretnego działu. Wiele dokumentów jest tworzonych i gromadzonych właśnie na recepcji. Administracja to również miejsce, gdzie często możemy dowiedzieć się o planowanych spotkaniach, czy wyjazdach służbowych. To właśnie do recepcji wpływa większość informacji, które następnie rozsyłane są do zainteresowanych. To swoiste serce każdej firmy.