Pamiętacie, jak musieliście wysyłać setki e-maili, by dostarczyć cenne informacje swojemu adresatowi? Przecież mogą to za was robić systemy komputerowe. Do tego właśnie została stworzona Elektroniczna Wymiana Danych, czyli popularne EDI.
Od lat głowimy się nad pomysłami, jak oszczędzać. W świecie, w którym żyjemy, gospodarowanie wydatkami finansowymi, a przede wszystkim czasem jest bardzo ważne. Czas to pieniądz - niby oklepany frazes, a jednak ma w sobie wiele mądrości. Ja sam często narzekam, że doba ma tylko 24 godziny, a kiedyś trzeba też spać. Najbardziej więc nie znoszę marnować czasu. Tutaj właśnie przydaje się znajomość automatycznej wymiany danych.
Czym jest EDI
Elektroniczna Wymiana Danych (z ang. Electronic Data Interchange - EDI) to wymiana informacji i dokumentów miedzy różnymi systemami informatycznymi, przy minimalnym udziale człowieka. Wymiana ta łączy w sobie możliwości informatyki i telekomunikacji. Celem EDI jest eliminacja dokumentów papierowych i automatyzacja procesów komunikacyjnych. System jest zbudowany w oparciu o standardowe i akceptowalne na całym świecie formaty danych. dzięki temu wszyscy uczestnicy wymiany używają tego samego języka. EDI przede wszystkim nie jest rodzajem poczty elektronicznej. Polega to na wymianie danych w ustalonym formacie, pomiędzy systemami, nie ludźmi. Dane mogą być automatycznie przetwarzane przez komputery. W skrócie: Electronic Data Interchange to kolejne narzędzie, które pozwala nam zaoszczędzić czas i zautomatyzować proces przesyłania informacji.
Korzyści płynące z zastosowania elektronicznej wymiany danych
EDI ma kilka bardzo istotnych zalet. Postaram się niektóre z nich opisać:
- Redukcja kosztów
Jeśli wyeliminujemy człowieka z procesu przesyłania danych, cena zamówienia, czy wysyłki towarów będzie niższa. Mniejsze wydatki na utrzymanie personelu i gromadzenie zapasów powodują redukcję kosztów. O ile można zmniejszyć wydatki? W książce H. Millmana z 1998 roku podano nawet 98,6 % dla pojedynczej transakcji. Załóżmy jednak, że EDI jest w stanie obniżyć koszty "tylko" o 70%. To chyba niezły wynik, nie? - Aktualność
Przetworzenie przez człowieka danych zajmuje przynajmniej kilka minut. Przy odpowiedniej konfiguracji systemów EDI proces wymiany danych można skrócić nawet do kilku sekund. - Użyteczność
Na oszczędność czasu i eliminację błędów pozwala również ograniczenie konieczności wielokrotnego wpisywania danych - Spójność
EDI mają swoje szablony. Dzięki nim system sprawdza poprawność przesyłanych danych, co wpływa na integralność informacji - Szybkie przetwarzanie dużej ilości danych
Wraz z rozwojem działalności, przybywa danych. Informacje trzeba przetworzyć i archiwizować. Staje się to trudne i uciążliwe do zarządzania. System EDI pozwala przetwarzać wielkie ilości danych, bez zwiększania kosztów utrzymania, czasu, czy nakładu pracy.
Komunikaty i Standardy
System EDI opiera się na komunikatach. Komunikaty to techniczny sposób zapisu komunikacji biznesowej pomiędzy dwiema stronami. Standardy natomiast określają format dokumentów, które są przesyłane. Jest kilka najczęściej używanych standardów. Jedynym międzynarodowym jest EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport). Integracja pod EDI tej normy nastąpiła z inicjatywy ONZ już w 1987 roku. Od 1986 roku natomiast działa Data Interchange - wiodący producent w zakresie integracji B2B i elektronicznej wymiany danych. W dużej mierze dzięki nim, EDI jest dziś najbardziej powszechną technologią używaną w B2B e-commerce. Każdy programista EDI musi standard EDIFACT, gdyż to na nim opiera się międzynarodowa wymiana danych. Są jeszcze takie standardy, jak: ASC X12, HL7, TRADACOMS, czy ODETTE.
Zastosowanie systemu
Specjalista ds. marketingu. Brzmi znajomo? W każdej firmie znajduje się ktoś taki. Praca tego "specjalisty" polega głównie na odbieraniu telefonów, odpisywaniu na e-maile, przyjmowaniu zamówień i wprowadzania ich do systemu.
Załóżmy więc, że pracownik działu handlowego firmy A ma za zadanie kupić coś z firmy B. Dzwoni więc do pracownika działu handlowego firmy B, by złożyć zamówienie. Złożone zapotrzebowanie trzeba później wysłać, oznacza to zaangażowanie w procesie kuriera.
Mamy więc dwóch ludzi, których trzeba zatrudnić i im płacić. Ponadto trzeba zapłacić firmie przesyłkowej. Pomijając już pieniądze, łatwo zauważyć, ile taki proces marnuje czasu. Jeden telefon, drugi telefon, zamówienie, wizyta u kuriera, wystawienie faktury, przesył dokumentacji, uff... W perfekcyjnych warunkach, dzięki systemowi EDI możemy to wszystko wyeliminować. Oczywiście nie żyjemy w doskonałym świecie, więc nie da się całkowicie pozbyć czynniku ludzkiego. Dzięki EDI można go jednak zminimalizować.
EDI w Polsce
W Polsce jest dość łatwo i stosunkowo tanio dołączyć do EDI. Wszystko to za sprawą operatorów, których do wyboru mamy kilku. Jest Comarch, EDISON, Itella Information, Xtrade, oraz Infinite. Operator świadczy usługi przesyłania i przetwarzania danych między dostawcami i odbiorcami. Operator odpowiada za przekazanie komunikatu, więc ani adresat, ani nabywca nie muszą nic robić.
Wnioski
Warto automatyzować procesy przesyłania danych. Zatrudnianie pracownika tylko do odbierania telefonów i przyjmowania zleceń jest marnowaniem funduszy i zasobów ludzkich. Technologia EDI przynosi firmom wiele korzyści: ogranicza koszty, przyśpiesza działanie, podnosi efektywność zachodzących procesów i eliminuje błędy w dokumentach. Taka optymalizacja jest przyszłością telekomunikacji, warto więc już dziś spróbować.
