Z artykułu dowiesz się:

• Co to jest RPO
• Jak wygląda współpraca z agencją rekrutacyjną
• Czym się różni RPO od modelu agencyjnego
• Jakie są zalety Recruitment Process Outsourcing
• Dla kogo jest usługa RPO

Na czym polega Recruitment Process Outsourcing?

Pojęcie outsourcingu nie jest już owiane tajemnicą. Pojawia się często w komunikacji biznesowej i oznacza oddelegowanie konkretnych działań zewnętrznej organizacji. To po prostu wydzielenie ze struktury przedsiębiorstwa określonych funkcji, które wcześniej były lub mogłyby być realizowane przez dział wewnętrzny. No właśnie, firma po prostu zamiast zatrudniać pracowników podejmuje współpracę z zewnętrzną organizacją.

Recruitment Process Outsourcing, czyli RPO, a po polsku Outsourcing Procesu Rekrutacji, to kompleksowa usługa, która obejmuje prowadzenie całego procesu rekrutacyjnego. Dotyczy nie tylko pozyskiwania kandydatów, ale również przygotowania szablonów dokumentów, rozmów kwalifikacyjnych i reprezentacji firmy we wszystkich czynnościach związanych z rekrutacją.

RPO nie pozbawia Cię jednak kontroli nad procesem rekrutacyjnym. Masz wpływ na jego przebieg, a nawet wskazane jest, aby osoba oddelegowana była w stałym kontakcie z rekruterem. Owszem, Recruitment Process Outsourcing oznacza dla Ciebie brak konieczności aktywnego uczestnictwa w rekrutacji, ale nie zwalnia Cię z obowiązku współpracy z agencją. Dlaczego? Ponieważ tylko Ty znasz wewnętrzną strukturę firmy, wiesz, jakiego pracownika potrzebujesz i co możesz mu zaoferować.

Firmy bardzo często zapominają o tym, że RPO wymaga od nich pewnego zaangażowania w proces rekrutacji. Odbywa się to w mniejszym stopniu, niż jeśli w przedsiębiorstwie jest dział HR. Problemem jest jednak brak dobrej komunikacji z managerem zatrudniającym. To czynnik, który w Raporcie „Rekruter w świecie decydentów” pojawia się najczęściej jako ten wydłużający proces rekrutacji.

Decydując się na Outsourcing Procesu Rekrutacji, trzeba więc być świadomym z tym związanych, jak również obowiązków należących do obu stron współpracy. Nie można zapominać, że rekruter pracuje na sukces firmy, a więc łączy ich jeden wspólny cel. Różnica jednak polega na tym, że agencja w pełni angażuje się w proces rekrutacji, nie ma żadnych innych obowiązków, którym miałaby poświęcić swój czas pracy. Managerowie bardzo często mają znacznie więcej na głowie, stąd ten problem z efektywną współpracą.

Jeszcze więcej przeszkód podczas rekrutacji pojawia się jednak w firmach dysponujących własnym działem HR. Ich lista obowiązków nie kończy się na obsłudze działań rekrutacyjnych, a należy do niej dopisać m.in. Employer Branding, wsparcie managerów organizacji czy też prace administracyjne. Zatem własny dział HR związany jest nie tylko z koniecznością zatrudnienia pracowników i utrzymania dodatkowych miejsc pracy, ale również z ryzykiem wydłużającego się procesu rekrutacji i zaniedbania niektórych jego etapów.

RPO to nie to samo co model agencyjny

Naprawdę nie? No właśnie należy odróżnić proces rekrutacji w modelu RPO i modelu agencyjnym, pomimo że Recruitment Process Outsourcing również jest świadczony przez agencję. A więc o co chodzi, dlaczego to dwie nieco inne usługi?

Zacznijmy od tego, że agencja rekrutacyjna sama ustala zakres świadczonych przez siebie usług. Przez długi czas ograniczało się to tylko do poszukiwania kandydatów, a więc do sourcingu kandydatów. Trzeba przyznać, że to duże wsparcie dla przedsiębiorstwa, ale nie zwalnia go z obowiązku przeprowadzania rekrutacji na dalszym etapie na własną rękę. Otrzymujesz więc gotową listę kandydatów wraz z przesłanymi przez nich dokumentami i to by było na tyle – dalej działasz sam.

W modelu RPO wszystko to wygląda inaczej. Usługa jest zdecydowanie bardziej rozbudowana, tak naprawdę agencja przejmuje na siebie wszystkie obowiązki związane z rekrutacją i nie zostawia Cię samego sobie z kilkoma kandydatami, z którymi musisz przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne i dokonać wyboru tego najlepszego. W Recruitment Process Outsourcingu chodzi o to, aby firma nie musiała angażować swoich wewnętrznych zasobów w rekrutację, z wyjątkiem managera zatrudniającego, który powinien być w stałym kontakcie z rekruterem.

RPO można porównać trochę do zatrudnienia przez pracownika rekrutera, który ma za zadanie przygotować cały plan rekrutacji, pozyskać kandydatów, wybrać tych najlepszych, przeprowadzić z nimi rozmowy kwalifikacyjne i następnie wyróżnić tego jednego, który zostanie zatrudniony w firmie. Poza tym rekruter działający w ramach RPO jest też doradcą do spraw rekrutacji, pomaga przedsiębiorstwu w optymalizacji całego tego procesu i wykorzystując swoją specjalistyczną wiedzę, planuje działania tak, aby w możliwie jak najkrótszym czasie osiągnąć pożądany efekt.

Na RPO można tylko zyskać

Właśnie tak jest, ponieważ Outsourcing Procesu Rekrutacji związany jest z oszczędnościami na wielu płaszczyznach – czasowej, finansowej i dotyczącej zasobów ludzkich. Firmy muszą mieć twarde dowody na to, że rezygnacja z wewnętrznego działu HR na RPO po prostu przyniesie im konkretne, realne korzyści.

W przypadku RPO nie ma potrzeby tworzenia nowego stanowiska, a w dużych przedsiębiorstwach dużych, wieloosobowych działów HR. Nie trzeba przygotowywać biura na przyjęcie nowych pracowników, jak również dysponować dodatkowymi środkami pieniędzy na ich wdrożenie i utrzymanie. Rekruterzy zostają wynajęci, a nie zatrudnieni, pracują tylko wtedy, kiedy jest taka potrzeba. Oszczędności finansowe dotyczą również braku zakupu narzędzi pracy dla rekruterów. Agencja dysponuje wszystkimi niezbędnymi narzędziami. Oszczędzasz ponadto na szkoleniach pracowników.

Recruitment Process Outsourcingu ma także przewagę nad wewnętrznym działem HR, jeśli chodzi o bazę kandydatów. W TeamQuest dysponujemy bazą ponad 57.000 kandydatów z branży IT. Rekruterzy codziennie poszukują specjalistów i prawdziwych talentów. Dzięki temu bardzo często w procesie rekrutacji można pominąć lub zdecydowanie skrócić sourcing kandydatów. Oni są już po prostu w naszej bazie. Poza tym RPO jest usługą świadczoną przez doświadczonych specjalistów. To osoby, które mają wykształcenie kierunkowe, są wyspecjalizowanymi HRowcami, a dodatkowo dobrze znają branżę, w obrębie której prowadzona jest rekrutacja. IT znamy nie tylko od strony rekrutacyjnej, ale też technicznej. Nie są nam obce takie pojęcia jak SQL, Update, UX czy VPS. Właśnie dlatego na RPO można więcej skorzystać, niż stracić.

Dużą zaletą oferty RPO od TeamQuest jest to, że pracujemy na success fee. Firma zlecająca nam proces rekrutacji nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów do momentu, kiedy nie zostanie zatrudniony poszukiwany pracownik. Płacisz za efekt, więc to chyba fair, prawda?

Czy mnie na to stać? Czy mi się to opłaca?

Znając korzyści wynikające z RPO, można twierdzić, że opłaca się to każdemu – oszczędności finansowe i czasowe, dostęp do specjalistycznej wiedzy i bazy kandydatów, a także wsparcie HRowców w optymalizacji całego procesu. Świetnie, ale…

No właśnie, trzeba się zastanowić, czy procesy rekrutacyjne w firmie prowadzone są tak często, że wymagają one bieżącego wsparcia zewnętrznego. Na pewno Recruitment Process Outsourcingu opłaca się w przypadku przedsiębiorstw, które przewidują dużą liczbę rekrutacji. Break even point w tym przypadku wynosi minimum 1,5 zatrudnienia w miesiącu. W kilkuosobowych firmach jest to nierealne.

Czy zatem RPO jest tylko dla tych największych graczy w branży? Niekoniecznie. Jak już wiesz, Outsourcing Procesu Rekrutacji nie jest tylko realizacją konkretnego zlecenia. Chodzi o coś znacznie większego – optymalizację procesu rekrutacyjnego. W wielu firmach te działania nie są realizowane tak jak powinny. Objawia się to wydłużającym czasem rekrutacji, zgłoszeniami kandydatów niepasujących do profilu poszukiwanego pracownika, zatrudnieniem osoby o niewystarczających kompetencjach oraz przedłużającym się okresem wdrożenia nowego pracownika. To wszystko są sygnały, że coś jest nie tak i rekrutacja wymaga usprawnienia.

Korzystając z RPO, można zrealizować ten cel, czyli usprawnienie procesu rekrutacyjnego. Specjaliści na podstawie zebranych danych podczas rozmów z osobami decyzyjnymi w firmie tworzą plan rekrutacji dopasowany do konkretnego przedsiębiorstwa. Uwzględniają przy tym jej możliwości, potrzeby, potencjał, ale i ograniczenia. Dogłębna analiza pozwala im poznać newralgiczne punkty wymagające poprawy i atuty, które należy wzmacniać. Obiektywnie oceniają sytuację firmy, co znacznie pomaga we wdrożeniu właściwych zmian w procesie rekrutacji.

No tak, to całkiem optymistyczna wizja kolejnych procesów rekrutacji w Twojej firmie, jednak agencje nie działają charytatywnie. Ile Cię to będzie kosztować? To zależy, na jaką agencję się zdecydujesz. Są takie, które oferują swoją usługę RPO w ramach abonamentu. Co miesiąc płacisz konkretną sumę pieniędzy niezależnie od tego, czy rekrutacja się odbyła czy nie. Oczywiście porównując koszty abonamentu i utrzymania własnego działu HR, ta pierwsza opcja wypada zdecydowanie korzystniej finansowo. Są też agencje, takie jak TeamQuest, które nie pobierają opłaty stałej, a jedynie za już wykonane zadanie, czyli zatrudnienie pracownika. To pozwala na jeszcze lepszą optymalizację wydatków.

Teraz chyba wszystko jest już jasne. RPO to nie to samo co model agencyjny, a outsourcing wypada korzystniej finansowo i czasowo, niż własny dział HR. Są na to twarde dowody, ale oczywiście ostateczna decyzja należy do Ciebie. Pamiętaj jednak, że rekrutacja może zakończyć się po tygodniu, ale równie dobrze trwać 2-3 miesiące. Wydłużający się proces to strata pieniędzy, czasu, energii, a niekiedy nawet motywacji. Co więcej, zatrudnienie niewłaściwej osoby na dane stanowisko będzie Cię kosztowało podwójnie. Proces rekrutacji trzeba będzie powtórzyć. Korzystniej dla Ciebie jest po prostu zrobić to raz a dobrze.