Z artykułu dowiesz się:

• Jakie obowiązki ma dzisiaj rekruter
• Ile projektów rekrutacyjnych obsługuje średnio rekruter
• W jaki sposób rekruterzy mierzą swoją efektywność
• Kto jest odpowiedzialny za wydłużający się czas rekrutacji
• Jaki wpływ ma automatyzacja na przebieg procesu rekrutacji

Jesteśmy w centrum całego zamieszania, dlatego pozwalamy sobie na wielopłaszczyznową analizę trudnej sytuacji w branży rekrutacji. Problemem, który szczególnie dotyka kandydatów, jest długi czas procesu rekrutacji. Jak wynika z Raportu „Rekruter w świecie decydentów” powstały na podstawie badania Grafton Recruitment, obecnie projekty rekrutacyjne trwają średnio 1-2 miesiące. Oczekiwania kandydatów są jednak zdecydowanie większe, ponieważ wymagają oni odpowiedzi na swoje zgłoszenie już w ciągu tygodnia. Czy proszą o zbyt dużo? Osoby poszukujące pracy są w bardzo różnych sytuacjach. Wydłużająca się rekrutacja to dla nich ryzyko utraty płynności finansowej i brak środków na bieżące zobowiązania. Jak więc to wygląda od kulis? Kto odpowiada za tak długi proces rekrutacji?

Dużo na głowie w wewnętrznych działach HR

Jest kilka dróg, jakimi można prowadzić rekrutacje pracowników. W firmach powstają wewnętrzne działy HR, jak również organizacje korzystają z usług firm rekrutacyjnych i freelancerów, aby zoptymalizować koszty firmowe. Jeśli chodzi o własny dział HR, to podstawowym problemem jest zbyt duża ilość obowiązków, które uniemożliwiają rekruterom skoncentrowanie się na właściwych działaniach związanych z projektem. Z Badania dowiadujemy się, że 61,8% wewnętrznych działów HR zajmuje się dodatkowo Employer Brandingiem, a więc obsługą social mediów i wewnętrzną strategią EVP. Dużo energii poświęcają więc działaniom wizerunkowym, przez co nie mogą w pełni poświęcić się prowadzonym działaniom rekrutacyjnym. Niewiele mniej ankietowanych, ponieważ prawie 59%, odpowiedziało, że do ich obowiązków należy także onboarding nowych pracowników. Jak wiadomo, pochłania to mnóstwo czasu i energii.

Taka sama liczba ankietowanych odpowiedziała, że równocześnie z rekrutacją muszą też być wsparciem dla managerów w organizacji w kwestiach prawa pracy czy też mentoringu. Co więcej ponad połowa badanych zadeklarowała, że ich zadania skoncentrowane są także wokół innych prac administracyjno-personalnych.

No właśnie, dział rekrutacji w organizacjach nie zajmuje się tylko rekrutacją, co może być wyjaśnieniem wydłużającego się procesu rekrutacyjnego. HRowcy muszą dzielić swój czas na wiele zadań. W obliczu takiego obrazu działu rekrutacji nasuwa się jeszcze jedno pytanie, kim właściwie jest rekruter i jakie ma on kompetencje oraz wiedzę, skoro wykonuje tak dużo różnych zadań. Brak wykwalifikowanej kadry rekruterów bez wątpienia ma wpływ na długi czas całego procesu, jak też zwiększa ryzyko nieudanej rekrutacji. To z kolei skutkuje zatrudnianiem pracowników niepasujących do profilu kandydata, kłopotami z jego wdrożeniem, a ostatecznie dużymi rotacjami. Możemy więc wnioskować, że firmy z wewnętrznym działem rekrutacji bardziej koncentrują się na multitaskingu pracowników niż na kierunkowej ich specjalizacji rekrutacyjnej. Mamy więc dwie podstawowe składowe, które odpowiadają za długi czas rekrutacji prowadzonej przez wewnętrzny dział HR – zbyt duża ilość obowiązków i brak kierunkowej specjalizacji.

12 otwartych projektów na 1 konsultanta

Firmy rekrutacyjne deklarują, że w ciągu miesiąca jeden konsultant może mieć otwartych 12 projektów i realizować przy tym cele biznesowe. To duże wyzwanie, ponieważ każda z rekrutacji jest czasochłonna, a liczba zgłoszeń niemożliwa do precyzyjnego oszacowania. Jak wynika jednak z Badania, realia mogą być inne, niż deklarują agencje.

Przykładowo w serwisie pracuj.pl liczba ogłoszeń spadła w stosunku do roku poprzedniego. Zatem w efekcie rekruterzy mają mniej pracy i tym samym mogą mieć mniej otwartych projektów. Wydawać by się więc mogło, że czas całego procesu powinien być krótszy. Tymczasem efektywność rekruterów nie uległa poprawie. Dlaczego?

Firmy poszukują coraz bardziej wyspecjalizowanych pracowników. To z kolei wymaga od rekruterów większego zaangażowania w weryfikację ich kompetencji, wiedzy, umiejętności i doświadczenia. Proces rekrutacji jest więc bardziej czasochłonny. Jest to ponadto związane z bardziej bezpośrednim kontaktem z kandydatami, jak również managerami zatrudniającymi. W takiej sytuacji ponowny wzrost projektów rekrutacyjnych spowodowałby, że efektywność działań rekruterów jeszcze bardziej by się obniżyła, a czas, jaki mieliby na te projekty poświęcić, by się wydłużył. Oznacza to, że lepiej jest mieć otwartych mniej projektów i dążyć do ich szybkiego zamykania, oczywiście z uwzględnieniem skuteczności działania, niż pracować nad kilkoma, poświęcając im znacznie więcej czasu.

Mierzalność efektywności działań rekrutacyjnych

Każde działanie i projekt niezależnie od tego, czego dotyczy, wymaga kontrolowania i mierzenia efektów. Jeśli tego brakuje, trudno jest ocenić, czy działania przebiegają właściwie, jakiego usprawnienia wymagają i nad czym warto popracować, aby zwiększyć ich skuteczność. To samo dotyczy procesów rekrutacyjnych. Ankietowani Badania Grafton Recruitment odpowiedzieli na pytanie, czy mierzysz efektywność swoich działań. 65% odpowiedziało, że korzysta z response rate, a więc mierzy ilość aplikacji. Mniej niż połowa zadeklarowała, że koncentruje się na feedbacku od kandydata dotyczącego procesu rekrutacji oraz korzysta z danych dotyczących time-to-hire, czyli sprawdza, ile dni zajmuje mu poszukiwanie kandydata. 1/3 przyznała, że bada time-to-process, a więc czas procesowania kandydata od momentu pierwszej rozmowy do złożenia oferty. Niestety prawie 13% zapytanych rekruterów odpowiedziało, że nie mierzy efektywności swoich działań, ale robiłoby to, gdyby mieli oni taką możliwość. Jeszcze bardziej niepokojące jest to, że co 3 respondent Badania w ogóle nie udzielił odpowiedzi na to pytanie.

No dobrze, ale czy te dane, z których korzystają rekruterzy naprawdę mogą zobrazować w pełni efektywność ich pracy. Tutaj pojawiają się wątpliwości. Ilość aplikacji, która znalazła się na pierwszym miejscu w odpowiedziach, jest jedynie potwierdzeniem skuteczności powstałego ogłoszenia, a także jego promocji na portalach ogłoszeniowych i w innych kanałach komunikacji z kandydatami. Jeśli chodzi o feedback, to pod uwagę brane są zarówno informacje zwrotne od osób, które otrzymały pracę, jak też tych, które zostały odrzucone na którymś z etapów rekrutacji. Jest więc to nieobiektywne kryterium, związane z ryzykiem oceny nieadekwatnej do rzeczywistości.

Należy też zwrócić uwagę na badany czas rekrutacji. Jeśli już korzystamy z tych danych, to warto spojrzeć na niego szerzej. Nie zawsze długi czas rekrutacji świadczy o braku efektywności rekrutera. Na to, ile trwają działania, składa się wiele czynników. Problemem może być ograniczony kontakt z managerem zatrudniającym i brakiem czasu z jego strony na spotkanie i rozmowę z rekruterem. Zdarza się ponadto, że kandydat w trakcie rekrutacji otrzyma lepszą ofertę czy też zarząd w trakcie już całego procesu zmieni warunki zatrudnienia na mniej korzystne dla potencjalnego pracownika.

Mierząc efektywność działań rekrutera, aby wyniki były możliwie jak najbardziej obiektywne, trzeba uwzględnić wszystkie te czynniki, które nie są od niego bezpośrednio zależne. To oczywiście wymaga większego zaangażowania w mierzenie efektów, ale pomaga w znalezieniu ewentualnej przyczyny niedostatecznej skuteczności agencji czy działu HR.

Współpraca z managerami wymaga poprawy

Proces rekrutacji nie bez powodu się wydłuża. 35% ankietowanych za czynnik, który ma na to największy wpływ, uznało nie najlepszą współpracę z managerem zatrudniającym, a to przecież jemu powinno najbardziej zależeć na tym, aby jak najszybciej nowy pracownik znalazł się w firmie.

Managerowie bardzo często na pierwszym miejscu stawiają swój zespół i bieżących klientów. To jest ok, ponieważ to właśnie są ludzie, którzy napędzają firmę. Uruchamiając jednak proces rekrutacji, również pojawia się czynnik ludzki, w wielu przypadkach jest on stawiany w drugim, a nawet jeszcze dalszym szeregu. Rekruter musi przez kilka dni czekać na odpowiedź w sprawie profilu kandydata czy też informację zwrotną dla kandydatów, którzy biorą już udział w rekrutacji. Nawet jeśli rekruter wywiązuję się ze swoich obowiązków w krótkim czasie, ostatecznie cały proces może stać w miejscu i to nie z jego winy.

Etatowi rekruterzy całą swoją uwagę i czas poświęcają rekrutacji. Jeśli chodzi o managerów, to mają oni znacznie więcej obowiązków i nie są w stanie w pełni się zaangażować w cały proces rekrutacyjny. Poza tym ich oczekiwania nierzadko są wygórowane. Chcą najlepszego pracownika z doświadczeniem, umiejętnościami i wiedzą na wysokim poziomie, który wypełni lukę w ich zespole. Rynek pracy jednak dynamicznie się zmienia, podobnie jak kompetencje i oczekiwania kandydatów. Managerom w tej kwestii brakuje elastyczności, nie rozumieją, że czasem obniżenie poprzeczki może dostarczyć im dobrego pracownika, który chce się uczyć i rozwijać.

Aby we współpracy z managerem nastąpiła poprawa, należy już na początku zaplanować cały proces rekrutacji. Zdarza się, że manager wprowadza kolejne jego etapy i angażuje coraz więcej specjalistów w rozmowy rekrutacyjne. Proces rekrutacji dla kandydata musi być szybki, łatwy i klarowny. Często uczestniczy on w kilku rekrutacjach i nie ma czasu na długie i częste rozmowy z kolejnymi pracownikami z firmy. Istnieje ryzyko, że się zniechęci i zrezygnuje, a cały proces się jeszcze bardziej wydłuży.

Potrzebna jest więc zmiana zarówno po stronie rekruterów, jak i managerów. Rekruterzy muszą stanowczo podejść do tematu, pokazać, że znają się na tym, co robią i że warto im zaufać w kluczowych kwestiach. Managerowie muszą być bardziej elastyczni, jak też zrozumieć, że nowy pracownik jest tak samo ważny jak ten, który już pracuje w firmie i zasługuje na tak samo dużo uwagi.

Automatyzacja w rekrutacji Świętym Graalem

W świetle wydarzeń z ostatnich kilku miesięcy trudno tak po prostu pominąć w temacie usprawnień procesu rekrutacji sztucznej inteligencji. Ona już tak naprawdę prześlizgnęła się do pracy rekruterów i jest teraz dopieszczana. Czy to dobry kierunek? I tak i nie.

Z Badania wynika, że elementem w procesie rekrutacji, który najbardziej wymaga automatyzacji, to sourcing, tak odpowiedziało prawie 60% ankietowanych. Na drugim miejscu znalazło się raportowanie i wprowadzanie danych do systemu, a na trzecim umawianie spotkań rekrutacyjnych. Ok, to wszystko można już teraz zautomatyzować. Wystarczy zdefiniować odpowiedni prompt dotyczący kompetencji kandydata, po czym ChatGPT wygeneruje odpowiednią listę kandydatów, którzy spełniają te wymagania. Dane do systemu również mogą być wprowadzane przez roboty, a w celu umówienia spotkania wystarczy zlecić Chatowi zadanie przygotowania spersonalizowanych maili. Wydaje się być to łatwe, ale w tym miejscu trzeba się na chwilę zatrzymać.

Podobnie jak klienci, również kandydaci oczekują indywidualnego podejścia, chcą mieć poczucie, że są dla rekrutera i firmy ważni. W rozmowie wyczuwalna empatia, zainteresowanie ich osobami i odwołanie się bezpośrednio do ich kompetencji i zainteresowań buduje pewnego rodzaju więź i zrozumienie. W kontakt z drugą osobą można zaangażować robota, ale trzeba się zastanowić, czy faktycznie przyniesie to pożądane korzyści. Oczywiście nie wykluczamy teraz całkiem automatyzacji z procesu rekrutacji, ponieważ pozwala ona go bardzo usprawnić, ale też nie zwalniamy rekrutera z jego obowiązków. Człowiek i sztuczna inteligencja powinny współpracować, a nie walczyć o to samo stanowisko.

Przyczyn, z jakich rekrutacja trwa czasem tak długo, jest naprawdę wiele. Często jednak to w rekrutera są wymierzone ciężkie działa krytyki, podczas gdy prawdziwa przyczyna znajduje się gdzieś dalej i głębiej. Na pewno w procesie rekrutacji można dużo zmienić, ale z pożądanym efektem tylko wtedy, kiedy zaangażuje się w to również manager zatrudniający, pracodawca i zarząd. Wtedy to może się udać.