Outsourcing oznacza wyprowadzenie części czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa „na zewnątrz”, z reguły w celu ograniczenia kosztów. Taki model prowadzenia biznesu oznacza konieczność zawarcia umowy, na podstawie której dochodzi do zlecenia zewnętrznemu podmiotowi obsługi określonych obszarów biznesowych przedsiębiorcy.

Zasady współpracy

W ostatnich latach powstało wiele firm (tzw. przyjmujący), które specjalizują się w obsłudze innych przedsiębiorców (tzw. powierzający) na zasadzie outsourcingu. Zazwyczaj mają one własne wzory umów, co wcale nie musi być ułatwieniem. Oznacza raczej konieczność szczególnie uważnego ich czytania i rozumienia zastosowanych konstrukcji prawnych.

Nie ma czegoś takiego jak wzór umowy outsourcingowej, od którego można wyjść. Co więcej, przepisy prawa nie regulują odrębnie tego rodzaju dokumentu i zazwyczaj stanowi on mieszankę elementów z umów zlecenia, o dzieło, dostawy, a także umów agencyjnej, sprzedaży, a nawet licencyjnej. Dlatego szczególnie ważne jest czuwanie nad spójną konstrukcją i jednolitą terminologią.

Ponieważ mamy do czynienia z umową o świadczenie usług, dlatego stosuje się do niej odpowiednio przepisy dotyczące umowy zlecenia. Przede wszystkim te, które odnoszą się do warunków rozwiązania współpracy. Z tego też powodu nie ma konieczności umieszczania tych postanowień, ponieważ będą one obowiązywały z mocy samego prawa.

Przedmiot umowy

W przypadku outsourcingu IT przedmiot umowy można określić np. tak: Przedmiot umowy stanowią usługi świadczone odpłatnie przez Przyjmującego na rzecz Powierzającego, polegające na bieżącej obsłudze informatycznej Powierzającego i obejmujące w szczególności: zarządzanie infrastrukturą serwerową oraz stacjami roboczymi w zakresie i na warunkach opisanych w umowie. Szczegółowa specyfikacja usług jest najczęściej określana – ze względu na jej obszerność – w załącznikach.

Określając przedmiot umowy należy się koncentrować na celu danej usługi i jej efektywnym wykonaniu. Dlatego najważniejsze jest jasne określenie zobowiązań wykonawcy. Natomiast zazwyczaj nie ma znaczenia dla zleceniodawcy, na jakim sprzęcie jest realizowana usługa, ilu ludzi zatrudnia wykonawca i czy korzysta z podwykonawców.

Definicje

Ważną rolę odgrywa obszerne definiowanie pojęć na początku umowy. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich (są to tylko propozycje, które należy dostosować do konkretnej sytuacji):

• Administrator – pracownik Powierzającego upoważniony do dostępu do sprzętu oraz oprogramowania;
• Awaria – okresowy brak możliwości korzystania ze sprzętu lub oprogramowania;
• Czas Reakcji – okres pomiędzy otrzymaniem przez Przyjmującego zamówienia na Usługę a przystąpieniem do realizacji zamówienia;
• Usługa – wyszczególnione w załączniku nr x do umowy czynności Przyjmującego, mające na celu wykonanie przedmiotu umowy;
• Czas Realizacji – Czas Reakcji powiększony o okres pomiędzy zawiadomieniem o przystąpieniu do realizacji zamówienia a zrealizowaniem zamówienia (w tym Usunięciem Awarii). Do Czasu Realizacji nie wlicza się okresu, w którym Przyjmujący oczekuje na udostępnienie sprzętu lub oprogramowania przez Przekazującego lub spełnienie przez niego innych ciążących na nim obowiązków;
• Usunięcie Awarii – umożliwienie Przekazującemu przez Przyjmującego korzystania ze sprzętu lub oprogramowania, które to korzystanie do tej pory nie było możliwe ze względu na wystąpienie Awarii.

Rodzaje outsourcingu

Outsourcing IT może być pełny, wówczas przestają istnieć wewnętrzne służby IT i całość obsługi informatycznej otrzymuje zewnętrzny wykonawcy. Częściej jednak firmy zlecają jedynie realizację niektórych zadań. Usługodawca opiekuje się częścią zagadnień informatycznych, np. kopiami zapasowymi, serwerami czy stroną WWW.

W przypadku częściej spotykanego outsourcingu częściowego konieczne jest bardzo precyzyjne uregulowanie w umowie jakie kompetencje przechodzą na wykonawcę. Dobrze jest w tym celu stworzyć tzw. Katalog Usług (podobnie jak w umowie SLA), czyli dokładne wyliczenie zamówień, jakie można składać usługodawcy. Warto szczególnie uważnie uregulować kwestie kontaktów pracowników obu firm, poprzez: wskazanie osób do kontaktu (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail) i określenie kanałów komunikacji (e-mail, Skype, dedykowane forum).