Czym powinno cechować się dobre narzędzie?

Do czego właściwie służą narzędzia raportowania?

Narzędzia raportowania mają na celu porządkowanie rozproszonych danych i prezentowanie ich w postaci tabel, wykresów czy dashboardów. Ich rola polega więc na przekształcaniu abstrakcyjnych danych w intuicyjnie przedstawione informacje, pokazujące na ogół przeszły i obecny stan jakiegoś zjawiska (np. zadłużenia firmy). Pozwala to na znaczne przyspieszenie wynajdowania i opisywania trendów i wzorców w naprawdę dużych zbiorach danych. W ten sposób zarówno firmom jako całości jak i poszczególnym ich działom łatwiej jest śledzić zmiany w samej firmie oraz jej otoczeniu a w konsekwencji dostosowywać strategię do zmieniających się warunków.

Przed pojawieniem się profesjonalnych narzędzi raportowania rolę konia roboczego odgrywał Excel. Ale ludzie, którzy często mają do czynienia z raportami, wiedzą, że używanie Excela jako oprogramowania do raportowania jest bardzo kłopotliwe a popełnianie błędów przychodzi łatwo. Nowoczesne narzędzia raportowania to nie tylko tworzenie arkusza i wykresu kołowego ale pokrycie całości potrzeb sprawozdawczych przedsiębiorstw: począwszy od gromadzenia, po przetwarzanie danych, w tym tworzenie raportów, ich prezentacja oraz udostępnianie. Wiele z tych narzędzi jest zaprojektowanych z myślą o różnych jednostkach biznesowych, takich jak finanse, sprzedaż, marketing itd. Trudno o taką specjalizację w obrębie samego Excela.

Najlepsze narzędzia do raportowania na rynku mają kilka cech wspólnych, wskazanych poniżej.

Wygodne połączenie danych z różnych źródeł

Wydajne narzędzia raportowania zazwyczaj obsługują szerokie źródła pozyskiwania danych. Ale to jeszcze nie wystarcza. Wartość raportowania polega bowiem również na takim zebraniu rozproszonych danych, przechowywanych w różnych systemach, w jednym raporcie, aby przełamać „silosy” informacyjne i dać użytkownikom kompleksowy obraz sytuacji. Dobre narzędzie do raportowania powinno oferować łatwy sposób na łączenie danych za pomocą zaledwie kilku kliknięć, obsługując przy tym wiele zestawów danych w jednym, sumarycznym raporcie.

Łatwość obsługi

Niezależnie od tego czy mowa o dziale IT czy jednostkach biznesowych, wszyscy pracownicy chcą narzędzia raportowania, które pomoże im pozbyć się żmudnej pracy związanej z ręcznym tworzeniem raportów w Excelu – i nie będzie wymagało tygodni wdrażania. W ten sposób mogą oni poświęcić więcej czasu na swoją właściwą pracę. Oprogramowanie do raportowania warte uwagi musi zapewniać intuicyjne środowisko projektowania wizualnego, w którym użytkownicy mogą tworzyć niestandardowe raporty metodą przeciągnij i upuść. Czas nauki jest wtedy stosunkowo niewielki i zastąpienie arkusza raportowaniem ma sens.

Elastyczność w integracji i dostosowywaniu

Dobre narzędzie do raportowania powinno być też wystarczająco elastyczne, aby umożliwić programistom integrację platformy raportowania z innymi systemami używanymi w przedsiębiorstwie. Dzięki temu użytkownicy mogą sprawdzać raporty bezpośrednio w systemie CRM lub ERP. Narzędzia raportowania oferują też zazwyczaj również skrypty lub interfejsy API do zapewniania współpracy z innym oprogramowaniem.

Wiele sposobów dostarczania raportów

Udostępnianie raportów jest ostatnim, ale w sumie najważniejszym krokiem w organizacji. Chodzi tu o przedstawienie zespołowi, liderom, klientom czy akcjonariuszom wyników historycznych oraz analizę danych mających pozwolić zaplanować przyszłość. Dobre narzędzie do raportowania zapewni różne sposoby eksportowania i drukowania raportów, a także obsłuży automatyczne wysyłanie raportów przez e-mail, SMS czy oprogramowanie komunikacyjne.