Niezależnie od tego, jak bardzo staramy się zbudować świetny zespół i stworzyć doskonałe warunki pracy, jedno jest pewne: pracownicy z różnych powodów będą odchodzić. Opuszczenie firmy, wszystko jedno, czy przez cennego specjalistę czy szeregowego pracownika, to dla pracodawcy zawsze strata. Kiedy wiadomo już, że nie uda się go zatrzymać, zamiast od razu koncentrować się na poszukiwaniach zastępcy, warto poświęcić tej sytuacji nieco uwagi i spróbować przekuć ją na swoją korzyść. Jednym ze służących temu narzędzi jest Exit Interview.
Korzyści dla obu stron
Na spotkanie odchodzącego pracownika z menadżerem działu lub przedstawicielem działu HR decyduje się coraz więcej – przeważnie dużych – firm, świadomych wartości swojego zespołu. Przeprowadzanie Exit Interview wiąże się bowiem z szeregiem korzyści dla obu stron. Dla pracownika opuszczającego właśnie szeregi organizacji jest sygnałem, że jego czas i wysiłek są doceniane a spostrzeżenia na temat funkcjonowania firmy mają znaczenie. Zrezygnowanie z niejednokrotnie silnej pokusy „wygarnięcia” szefowi, dobra wola i chęć pozostania w pozytywnych relacjach mogą skutkować lepszymi referencjami a w przyszłości, jeżeli zajdzie taka potrzeba, będą furtką umożliwiającą powrót do firmy.
Szansa na wdrożenie zmian
Najwięcej korzyści z Exit Interview czerpie pracodawca. Przede wszystkim przedstawienie powodów odejścia to źródło bezcennych informacji na temat funkcjonowania firmy i szansa na usprawnienie polityki personalnej tak, by w przyszłości zapobiegać rotacjom. Dodatkowym plusem jest możliwość zażegnania ewentualnego sporu i uniknięcie konfliktu na drodze sądowej. Jak wiadomo, były pracownik świadczy o pracodawcy. Exit Interview pozwala pozostawić po sobie dobre wrażenie a być może nawet zyskać nowego ambasadora na rynku pracy. Zadowolony były pracownik to również mniejsze ryzyko utraty własności intelektualnej. Ukrytą korzyścią pozostania w dobrej relacji dla obu stron jest możliwość utrzymywania kontaktów biznesowych w nowym miejscu zatrudnienia.
Szef, kierownik HR, a może zewnętrzna agencja?
Pracownicy działu HR często zastanawiają się, kto powinien przeprowadzać Exit Interview. Zwykle jest to osoba umiejscowiona wyżej w hierarchii odchodzącego pracownika. W wielu firmach czyni to bezpośredni przełożony, co nie zawsze jest fortunną decyzją. Często decyzja o odejściu zmotywowana jest konfliktem z kierownikiem. Trudno w takiej sytuacji liczyć na szczerość pracownika opuszczającego mury przedsiebiorstwa. Alternatywą może być reprezentant działu HR lub członek zarządu. Istotne jest, aby osoba, która będzie przeprowadzać rozmowę cieszyła się poważaniem pracowników i budziła ich zaufanie. Część organizacji decyduje się na wynajęcie w tym celu firmy zewnętrznej, która dodatkowo jest gwarancją anonimowości.
Kiedy?
Dzień składania rezygnacji, gdy obu stronom towarzyszą największe emocje, to nie najlepszy moment na przeprowadzenie Exit Interview. Z drugiej strony nie warto czekać do ostatniego dnia, w którym zazwyczaj odchodzący pracownik ma mnóstwo innych spraw do omówienia i załatwienia. Rozmowę najlepiej przeprowadzić w okresie wypowiedzenia, kiedy emocje już opadną a odchodzącej osobie łatwiej będzie spojrzeć z dystansu na firmę i zaoferować konstruktywną krytykę.
Skoro Exit Interview jest tak potężnym narzędziem, dlaczego tak niewiele firm go stosuje? Cóż, to co ma do powiedzenia pracownik może nie tylko zdziwić, ale niekiedy zaboleć lub rozzłościć. Jeżeli nie jesteśmy przygotowani na to, aby usłyszeć prawdziwe powody odejścia naszych pracowników; jeżeli na uzyskane dane nie mamy innego pomysłu niż znalezienie im miejsca w naszym archiwum, to możemy zaoszczędzić sporo czasu, energii i pieniędzy rezygnując z Exit Interview… Ale jeżeli chcemy budować lepszą firmę poprawiając jakość pracy i zwiększając zaangażowanie pracowników, mamy narzędzie, które może być nieocenionym punktem wyjścia do wdrażania pozytywnych zmian.
