Co zrobić, aby szybko, skutecznie i stosunkowo niewielkim kosztem przeprowadzić rekrutację w firmie i znaleźć pracownika odpowiedniego na dane stanowisko? Jak ugryźć temat rekrutacji, angażując w cały proces swoich pracowników, nagradzając ich przy tym za polecenie dobrego specjalisty? To proste, wystarczy wprowadzić program referencyjny w firmie, bazujący na relacji win-win-win. Korzysta na nim każda ze stron –pracownik polecający kandydata, Twoja firma i nowy pracownik. Niby to tylko kolejne działania wspierające employer branding, ale wymagają opracowania planu działania.

Rekomendacje pracowników trzecim najsilniejszym kanałem rekrutacji

W programie poleceń pracowniczych chodzi o wykorzystanie potencjału sieci kontaktów osób zatrudnionych w firmie do przeprowadzenia rekrutacji i przyśpieszenia znalezienia odpowiedniego kandydata na dane stanowisku. Oczywiście nie ma nic za darmo. Pracownicy będą oczekiwali od Ciebie czegoś w zamian, ponieważ dzięki rekomendacjom przyczyniają się do rozwoju organizacji i aktywnie kreują środowisko pracy w firmie, więc robią coś ponad swoje obowiązki. Za rekomendacje otrzymują więc dodatkowe benefity zarówno finansowe, jak i niematerialne. To tak w uproszczeniu.

Jak wynika z badań Recruiting Trends prowadzonych przez Uniwersytet w Bamberg, rekomendacje są trzecim najsilniejszym kanałem rekrutacji. Co stoi za tym sukcesem?

• Zaangażowanie w proces rekrutacyjny i aktywne działanie pracowników przyśpiesza zatrudnienie właściwej osoby
• Pracownik znający kulturę firmy oraz oczekiwania pracodawcy jest w stanie wybrać taką osobę, która najlepiej odpowiada profilowi kandydata na dane stanowisko, co pozwala uniknąć rozmów z osobami bez wymaganych kwalifikacji, doświadczenia i kompetencji
• Krótszy czas rekrutacji, a także mniej wydatków na reklamę ogłoszenia o pracę optymalizuje koszty związane z całym procesem
• Benefity pracownicze są dużą motywacją, więc zespół chętniej angażuje się w program referencyjny
• Odpowiedzialny za kolegę/koleżankę pracownik jest dużym wsparciem na etapie wdrażania nowego pracownika, a także pomaga w jego integracji z zespołem

Korzyści są wiec naprawdę imponujące. Jak dowiadujemy się z badania Recruiting Trends, 6 na 10 firm w sektorze IT już wdrożyło program rekomendacji pracowniczych. Co więcej, Jobvite informuje, że przeciętnie 40% pracowników w światowych organizacjach zostało zatrudnionych właśnie na drodze rekomendacji, to prawie połowa!

Specjaliści od rekrutacji i HR-owcy również podkreślają duże znaczenie poleceń pracowniczych. Dawid Pych, Recruitment Expert & Internal Trainer podkreśla:

Pojawia się jednak pytanie, od czego zacząć planowanie programu referencyjnego, jak zbudować system premii, aby na tym nie stracić, a jedynie zyskać. Coś o tym wiemy.

Po pierwsze budżet i wybór nagród dla pracowników

Nie da się zbudować programu referencyjnego bez budżetu. Oczywiście wymieniamy wśród jego zalet duże oszczędności, ale jego wdrożenie nie jest związane z brakiem jakichkolwiek wydatków. Dobrze zaplanowany będzie generował mniejsze koszty niż długi i żmudny proces rekrutacji bez rekomendacji pracowników. Chodzi więc o optymalizację kosztów, a nie pozbycie się ich w całości i z taką świadomością należy rozpocząć planowanie programu.

Zajrzyj do portfela firmy, ale też zrób kilka kroków więcej. Przeanalizuj wydatki na dotychczasowe rekrutacje, jaki był ich średni koszt na jedno stanowisko. To pozwoli Ci ustalić wartość bonusu dla pracowników za polecenia. Jeśli masz zredukować koszty, to najlepiej, jeśli premia nie będzie wyższa niż 30% średniego kosztu dotychczasowej rekrutacji.

Mając ustalony budżet, możesz zaplanować benefity dla pracowników, które będą otrzymywać za polecenia kandydatów. Przede wszystkim powinny być one atrakcyjne i dopasowane do ich potrzeb. Nie ustalaj ich jedynie w oparciu o własne przekonania, a zapytaj o oczekiwania samych zainteresowanych. Przeprowadź ankietę lub po prostu wyślij maile z zapytaniem. Nie zawsze premia referencyjna musi mieć charakter finansowy, chociaż oczywiście to popularny sposób nagradzania pracowników. Dla niektórych zdecydowanie bardziej atrakcyjne są pozapłacowe benefity, np. dodatkowy dzień wolny, bilety do kina, vouchery do sklepów czy też kolacja w restauracji na koszt firmy. Oczywiście pamiętaj o budżecie, który masz do dyspozycji.

Po drugie newralgiczne stanowiska w firmie

Nie musisz wprowadzać premii referencyjne na wszystkie stanowiska w firmie. Czasem to po prostu mija się z celem. Są takie, na które rekrutacja przebiega sprawnie i nie generuje dużych kosztów. Ich obsadzenie nie przysparza problemów, więc nie potrzebujesz pomocy ze strony zespołu. Zastanów się zatem, które stanowiska są tymi trudniejszymi, na które masz mało kandydatów lub zgłaszają się osoby z niepasującymi do profilu kompetencjami. W przypadku takich rekrutacja wymaga od Ciebie większego zaangażowania, cały proces się wydłuża i generuje większe koszty. Może w Twojej firmie są takie stanowiska, na których dotychczas były duże rotacje ze względu na obsadzenie ich niewłaściwymi osobami. Skoncentruj się właśnie na nich i to w ich przypadku zaproponuj premie referencyjne. Pomoże Ci to zminimalizować wydatki, skrócić czas rekrutacji, a także zwiększyć szansę na znalezienie tej właściwej osoby.

Po trzecie wskaźnik efektywności i mierzalność efektów

Wszystkie działania w firmie powinny podlegać kontroli. Skoro jest jakiś cel, to wymaga on zmierzenia i sprawdzenia, czy faktycznie został osiągnięty, a plan zrealizowany. Bez mierzenia wskaźnika efektywności, trudno jest ocenić, czy działanie było warte wysiłku i poniesionych kosztów.

Ustal więc wskaźnik efektywności, który będzie Twoim punktem odniesienie przy pomiarze efektów wdrożonego programu poleceń pracowniczych. Mogą być to zmiany kosztów rekrutacji – o ile mniej Cię ona kosztuje po wdrożonych premiach referencyjnych. Jeśli jednak wydatki nie były tym największym problemem, a zależało Ci na poprawię efektywności działań, to za kluczowy wskaźnik potraktuj liczbę wartościowych aplikacji – o ile więcej ich jest teraz, niż było przed zmianami. Nie bez znaczenia jest też czas, jaki musisz teraz i musiałeś wcześniej przeznaczyć na cały proces rekrutacji – o ile jest on krótszy teraz.

Przy ustalaniu wskaźnika efektywności najważniejszy jest cel – czy chcesz zaoszczędzić czas lub pieniądze czy też zwiększyć skuteczność procesu rekrutacyjnego. Jeśli już go zdefiniujesz, bez problemu ustalisz, czy wdrożony program poleceń działa.

Po czwarte narzędzie do obsługi programu referencyjnego

Mogłoby się wydawać, że tym razem unikniemy spraw technicznych, ale to raczej by tylko utrudniło wdrożenie i obsługę programu referencyjnego, niż go ułatwiło. Przede wszystkim oprogramowania wspierające Employee Referral Programme (ERP) usprawniają cały proces poleceń, a następnie przyznawania benefitów. Służą one do komunikacji z pracownikami, którzy mają szansę być na bieżąco z aktualnymi rekrutacjami. Właśnie dzięki systemowi dowiadują się, na jakie stanowisko obecnie trwa rekrutacja i jakiego kandydata firma poszukuje. Szczególnie w dużych firmach przepływ informacji wymaga automatyzacji, ponieważ trudno jest dotrzeć z wiadomością osobiście do każdego pracownika, a jeśli już się udaje, to ten etap trwa dłużej, niż zakładamy.

Narzędzie do obsługi programu referencyjnego wyrównuje również szanse wszystkich pracowników. Dowiadują się oni o rekrutacji w tym samym czasie i każdy może aktywnie uczestniczyć w programie, a także kontrolować postępy swojego kandydata. Jeśli chodzi o zespół HR, to ma on w systemie informacje, dokładnie kto kogo polecił i dzięki temu cały proces przyznawania premii również przebiega sprawnie. Co więcej, narzędzie informatyczne warto wykorzystać do motywacji pracowników do zaangażowania w proces rekrutacji, przypominając im, co dzięki temu mogą zyskać i jak pomóc firmie.

Po piąte komunikacja z pracownikami

To krok częściowo powiązany z poprzednim, ale nieco go rozszerzymy. Pomysł wdrożenia premii referencyjnej musi zostać zakomunikowany pracownikom. Powinni oni uczestniczyć też w jego tworzeniu, a więc w wyborze benefitów, które będą otrzymywać za rekomendacje. Kiedy już zostaną ustalone wszystkie zasady, należy przedstawić je zespołowi. Możesz to zrobić mailowo lub też na spotkaniu całej firmy, bądź przekazując informacje leaderom poszczególnych działów, którzy następnie o szczegółach poinformują swoich podopiecznych. Możliwości masz kilka, ale na pewno nie możesz zapomnieć o tym etapie. To pozwoli Ci już na starcie zainteresować pracowników, którzy będą mieli świadomość, że program istnieje, został już wdrożony i przy kolejnej rekrutacji mają szansę w nim uczestniczyć. Oczywiście w zasadach programu przedstaw sposób zgłoszenia kandydata, stanowiska, które podlegają premii, a także benefity.

Nie zapominaj o komunikacji również już na etapie samej rekrutacji, co ułatwi Ci system informatyczny z automatyzacją wysyłania maili i aktualizacją informacji dotyczących przebiegu rekrutacji. Jeśli zadbasz o właściwy przepływ informacji, zwiększysz szansę na duże zaangażowanie pracowników, którzy świadomi swoich korzyści, chętniej wezmą udział w programie. Chodzi o motywację, której, jak wiesz, pracownicy potrzebują praktycznie w każdym aspekcie.

Właściwe zaplanowanie i przygotowanie premii referencyjnych już na starcie stawia Cię na dobrej pozycji. Masz cel, wiesz, jak go zmierzyć, znasz budżet, który możesz wykorzystać, znalazłeś system informatyczny do obsługi programu, a także jesteś świadomy konieczności sprawnej komunikacji z pracownikami. To powinno wystarczyć, aby premia referencyjna przyniosła korzyści firmie i pracownikom. Skoro aż 6 na 10 firm IT stosuje program poleceń, to warto przynajmniej go rozważyć i się zastanowić, czy w Twojej organizacji też przyniósłby dużo dobrego.