Po co developerom ewidencja czasu pracy? Jeśli rozlicza się z pracodawcą jako osoba, która tworzy kod, a więc przekazuje swoje prawa autorskie, wówczas może wpisać sobie tę pracę (projektowanie kodu) w 50% koszty uzyskania przychodu i zyskać na rozliczeniu. Czy faktycznie ewidencja czasu pracy programistów jest koniecznością?

W artykule wymieniono:

Koszty uzyskania przychodu od strony prawnej

Art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: koszty uzyskania przychodów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i praw pokrewnych lub rozporządzania przez nich tymi prawami wynoszą 50 proc. uzyskanego przychodu. Co to oznacza w praktyce? Zmniejszenie zaliczki na podatek dochodowy i PIT, wzrost wynagrodzenia netto pracownika. Honorarium nie musi być wtedy rozliczane konkretną metodą, w tej kwestii pracodawca może wybrać najkorzystniejszą opcję (ryczałt, większe wynagrodzenie).

We wrześniu 2020 Naczelny Sąd Administracyjny wydał decyzję dotyczącą uzyskania 50% KUP, czyli od tamtej pory pracownikowi świadczącemu twórczą pracę na rzecz pracodawcy (niezależnie od rodzaju umowy – B2B, UoP) przysługuje zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatku PIT: koszty z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych na podstawie odrębnych przepisów i rozporządzeń określa się w wysokości 50% uzyskanego przychodu.

W praktyce oznacza to, że programista może uzyskać 50% KUP również w sytuacji, w której jego wynagrodzenie zostało ustalone na podstawie odpowiedniej procentowej części honorarium, zależną od czasu, jaki w trakcie wykonywania swojej pracy poświęca na projektowanie autorskiego kodu. Aby jednak uniknąć nieporozumień związanych z przeliczaniem godzin pracy nad wytwarzaniem kodu, niezbędna jest rzetelna ewidencja czasu pracy twórczej.

Jak ustalić tę część wynagrodzenia, która obejmuje prawa autorskie programisty?

Najczęściej przebiega to w następujący sposób:

• można wybrać stałą wysokość wynagrodzenia za prawa autorskie (ryczałt);
• można z góry ustalić odpowiedni % wynagrodzenia, który będzie obejmował pracę twórczą;
• można zastrzec, że wysokość wynagrodzenia za prawa autorskie jest zależna od faktycznej ewidencji czasu pracy twórczej.

Same ustalenia niestety nie wystarczą w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego. Nowy wyrok NSA z 2021 r. ułatwił przepisy, ale jednocześnie wprowadził konieczność ewidencji czasu pracy twórczej, jeśli programista lub osoba wykonująca taką pracę będzie chciała skorzystać z 50% kosztów uzyskania przychodu.

Konsekwencje braku dokładnej ewidencji czasu pracy twórczej

Jakie mogą być konsekwencje braku dokładnej ewidencji czasu pracy twórczej? Przede wszystkim duża dopłata do podatku, jeśli Urząd Skarbowy zakwestionuje poprawność rozliczenia 50% KUP. Jeśli pracodawca rozliczał się z programistą na podstawie umowy o pracę, w przypadku zakwestionowania poprawności ewidencji, również musi liczyć się z kontrolą lub koniecznością wprowadzenia zmian w sposobie rozliczania się z programistą za jego pracę twórczą.

Jakie narzędzia pomagają w ewidencji czasu pracy?

Jeśli masz problem z ewidencją czasu pracy, możesz skorzystać z internetowych i darmowych narzędzi do ewidencji czasu pracy np. Ckickify. Polega to na tym, że wpisujesz konkretne zadania, włączasz liczenie czasu i klikasz „Zakończ” po ukończeniu pracy. Minusem jest to, że trzeba pamiętać o tym, by wyłączyć zegar, na szczęście da się później ręcznie skorygować czas pracy.

Innym sposobem jest prowadzenie ewidencji czasu pracy w arkuszach Excela. Można je wydrukować i dać do podpisu pracodawcy. Czy warto się rozeznać i wybrać najskuteczniejszą metodę ewidencji czasu pracy twórczej? Zdecydowanie! Unikniesz w ten sposób zarówno wyższych opłat, jak i problemów z US.