Garść argumentów dla nielubiących tych spotkań.

Dzień świstaka

To ta sama codzienna impreza, na której bierzesz udział od lat. Pojawiasz się w tym samym czasie i zaczynasz od small talku z kolegami. W końcu moderator pyta, jak wczoraj poszło z czyjąś pracą. Lecą szczegóły podawane przez Ciebie i kolegów. Szczegóły życia zawodowego ostatnich 24 godzin. Kończycie wyjaśniając swój plan na bieżący dzień. Każdy członek zespołu przechodzi przez tą maglownicę po kolei. I tak dzień w dzień.

Jeśli jeszcze nie wiesz o czym opowiadamy, to jest to właśnie daily standup - codzienne spotkanie zespołu programistów w celu omówienia bieżącego projektu. Trwa 15 minut i wymaga od każdej osoby w pokoju odpowiedzi na następujące pytania:

• Co takiego zrobiłem wczoraj, co przyczyniło się do postępów w pracy zespołu?
• Co planuję dzisiaj ukończyć, aby wnieść wkład do zespołu?
• Jakie widzę przeszkody, które uniemożliwiają mi lub zespołowi osiągnięcie celów?

Podczas standupu należy unikać szczegółowych dyskusji, choć zazwyczaj trudno jest tego uniknąć.

Daily standup - ten format organizacji pracy działa… trochę. To rozwiązanie jest dobre w niektórych przypadkach ale bezmyślnie stosowane może być przyczyną nieporozumień i frustracji.

Przeszłość nie ma znaczenia?

Firmy, jakakolwiek by nie była, nie obchodzi przecież finalnie to, że miałeś spotkania dotyczące pobocznego projektu, ile godzin spędziłeś na programowaniu albo, że miałeś wizytę u dentysty a potem nadrobiłeś czas. Ważne jest tylko to jak duży postęp osiągnął zespół w realizacji swoich celów.

Problem z tradycyjnym, codziennym standupem polega na braku skupienia i dyskusjach na tematy poboczne. Często z perspektywy członka zespołu wygląda to tak:

• Zaczynam myśleć o tym co powiem, aby udowodnić, że powinienem zachować pracę.
• Odpływam myślami gdy kolega z zespołu zaczyna mówić o tym, jak pracował nad czymś, co mnie nie dotyczy.
• W końcu moja kolej na raport. Oczywiście nikt nie słucha, poza moderatorem.
• Przekraczamy swój czas (zawsze!) i kończymy, gdy następny zespół zaczyna czaić się przed pokojem czekając na swoją kolej.
• Nie pamiętam większości informacji, które usłyszałem w codziennym standupie. To prowadzi mnie do zadawania dodatkowych pytań mojemu zespołowi. Moi koledzy muszą następnie powtórzyć informacje, które podali podczas codziennej rozmowy. Jedyna różnica polega na tym, że teraz słucham.

Kiedy standup działa?

Tradycyjny format standup działa dobrze w przypadku małych zespołów. Jeśli update i „wyrównanie” informacji w zespole zostanie wykonane w ciągu pięciu minut, dodatkowe dziesięć można wykorzystać do zagłębienia się w określone tematy. W małym zespole charakterystyczne jest to, że te dodatkowe tematy dotyczą wszystkich a więc zwiększa się zainteresowanie tym co mówią inni.

To się nie udaje, gdy zespół jest większy – powiedzmy - niż siedem osób. Większe zespoły oznaczają bowiem nowe problemy:

• Więcej osób to więcej aktualizacji statusu.
• Więcej aktualizacji oznacza więcej informacji, którymi inni nie będą się interesować.
• Zespół może pracować jednocześnie nad wieloma projektami co dodatkowo obniża atrakcyjność informacji dla jego poszczególnych członków.
• Jeśli zespół ma klientów, będą regularnie pojawiać się prace doraźne, rozbijając tematykę standupu na wątki poboczne i tymczasowe.

Mówiąc najprościej, tradycyjny format codziennego standupu nie jest skalowany do potrzeb organizacji. Jeśli jesteś teamleaderem to Twoim zadaniem jest zwracanie uwagi na to, kiedy ludzie zaczynają patrzeć w sufit. Kiedy to zaobserwujesz, czas zmienić format swojego codziennego standupu – może warto zapoznać się z zestawieniem metod zarządzania projektami, przygotowanym przez nas?