Z tego wpisu dowiesz się:

• jak poprawnie rozpocząć i zakończyć oficjalną korespondencję elektroniczną?
• które zwroty (lub ich brak) mogą być odebrane jako faux pas?
• o czym pamiętać, aby nie narazić na szwank swojego wizerunku profesjonalisty?

Trudno dziś znaleźć profesję, która nie wymagałaby wysyłania listów elektronicznych. Doceniając szybkość tej formy komunikacji mailujemy do klientów, kandydatów, szefów, współpracowników. Tylko czy zawsze wiemy, jak to robić poprawnie? Doświadczenie pokazuje, że nie. Zwykły e-mail, zwłaszcza w kontaktach biznesowych jest dziś nie tylko wizytówką osoby, która go wysyła, ale również buduje wizerunek firmy, której przedstawicielem jest nadawca. Wysyłając wiadomości w sprawach zawodowych, zwłaszcza do nieznanych osób, warto zatem dołożyć starań, by świadczyły o naszym profesjonalizmie. Oto najważniejsze reguły mailowej netykiety.

Tytuł – siła w precyzji

Nie masz pomysłu na zatytułowanie maila? Mimo to nigdy nie zostawiaj pola „temat” pustego. Pomijając fakt, że taka wiadomość mogłaby zostać uznana za spam, w oficjalnej korespondencji to oznaka braku szacunku czy wręcz lekceważenia odbiorcy. Tytuł maila powinien być krótki, ale jednocześnie konkretny, naprowadzający drugą stronę na zawartą w korespondencji treść. Dzięki temu odbiorca będzie wiedział, czy sprawa jest pilna i musi od razu odpisać, czy też może z udzieleniem odpowiedzi poczekać.

Powitanie – początek problemów?

Treść e-maila należy zawsze poprzedzić grzecznościowym powitaniem. Zarówno jego brak jak i tak popularne dziś „Witam” zdecydowanie nie będą dobrym wyborem, tym bardziej w oficjalnej sytuacji. Warto pamiętać, że e-mail to tylko inna forma papierowej korespondencji i trudno wyobrazić sobie w ten sposób rozpoczęty tradycyjny list. Pisząc do nieznanej osoby najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie użycie zwrotu „Szanowny Panie/Pani”. Możemy również dodać do niego pełnioną funkcję np. „Szanowny Panie Dyrektorze” a imię tylko wtedy, jeżeli mamy pewność, że nie urazi to adresata. Nie będzie również faux pas rozpoczęcie listu od zwykłego „Dzień dobry”, choć, jak podkreślają puryści językowi, nie wiemy przecież, o jakiej porze wiadomość zostanie odczytana. Jeżeli jednak nie chcemy, aby list brzmiał zbyt patetycznie, a jednocześnie zależy nam, aby nikogo nie urazić, ta opcja wydaje się neutralnym rozwiązaniem.

Minimum słów – maksimum treści

Sama treść maila powinna być zwięzła, konkretna i dotyczyć tego, co zostało zawarte w temacie. Nikt nie lubi dostawać, a tym bardziej odpisywać na zbyt długie, pełne dygresji e-maile. Wysyłając taką wiadomość ryzykujemy, że przepadnie ona gdzieś w skrzynce odbiorczej pozostawiona do przeczytania „na później”. Dobrą praktyką w sytuacji, kiedy musimy poruszyć kilka wątków, jest dzielenie myśli na akapity. Jeżeli zadajemy wiele pytań, warto je z kolei ponumerować a najważniejsze informacje pogrubić. W ten sposób nie tylko minimalizujemy ryzyko, że istotne kwestie umkną uwadze odbiorcy, ale również sprawiamy, że taki tekst znacznie łatwiej będzie przeczytać niż wiadomość napisaną jednym ciągiem.

Jak zakończyć?

Służbowa korespondencja wymaga powagi i elegancji. W dobrym tonie będzie zakończenie wiadomości słowami „Z poważaniem” lub „Łączę wyrazy szacunku”, które będą świadczyć o uznaniu, jakim darzymy adresata. W sytuacji, kiedy wymienimy już kilka maili i korespondencja staje się nieco mniej oficjalna, można zakończyć list uprzejmym sformułowaniem „Pozdrawiam/Z pozdrowieniami”. Pod spodem nie może oczywiście zabraknąć podpisu imieniem i nazwiskiem. Standardem w służbowej korespondencji jest również stopka zawierająca nazwę stanowiska, adres e-mail, telefon i adres internetowy firmy.

Choć niektóre wskazówki mogą wydawać się trywialne i oczywiste, jakże łatwo zapomina się o nich w setkach wysyłanych maili. Tymczasem nie będzie przesadą stwierdzenie, że to, jak wygląda nasz e-mail świadczy o naszym profesjonalizmie, podejściu do pracy i stosunku do odbiorcy, dlatego każdą wysyłaną z firmowej skrzynki wiadomość warto potraktować z należną uwagą.

Z jakimi błędami w oficjalnej korespondencji spotykacie się na co dzień? Które w nich rażą was najbardziej? Czekamy na komentarze.