Specyfikacja stanowiska, a opis stanowiska to nie to samo.
Specyfikacja stanowiska to jego charakter. Określa przede wszystkim cel stanowiska i zadania tego pracownika. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, po co chcemy zatrudnić tą osobę? Co, dlaczego, w jakim czasie i w jaki sposób powinno zostać zrobione? Dopiero z tą wiedzą możemy stworzyć opis stanowiska. Jedynie dzięki dogłębnemu zrozumieniu celu oraz miejsca tej osoby w realizacji strategii firmy i jej procesów biznesowych można określić wymagania odnośnie doświadczenia, umiejętności i cech tej osoby. Opis stanowiska jest pochodną specyfikacji stanowiska - dokumentem i (jeśli tego chcemy) ogłoszeniem informującym o wakacie i zachęcającym kandydatów do aplikowania. Skupia się na określeniu zadań i wymagań odnośnie potrzebnego doświadczenia, wiedzy, wykształcenia, umiejętności itp. Nie musi informować o celu stanowiska (tym bardziej, jeśli nie chcemy, żeby konkurencja poznała nasze cele strategiczne).
Opis stanowiska może przesądzić o sukcesie (lub porażce) rekrutacji.
Opis stanowiska stanowi źródło informacji i punkt odniesienia dla dwóch, trzech lub nawet czterech stron rekrutacji – kandydatów, działu HR, bezpośredniego przełożonego i agencji rekrutacyjnej. Źle skonstruowany opis może skutkować zatrudnieniem niewłaściwej osoby (lub niezatrudnieniem nikogo), a co za tym idzie – niezrealizowaniem założonego celu biznesowego firmy. Agencja rekrutacyjna, która będzie poszukiwała kandydatów na podstawie źle lub niedokładnie określonych kryteriów przedstawi kandydatów nieodpowiednich do objęcia danego stanowiska. Zaufanej agencji można powierzyć stworzenie opisu stanowiska – można przekonać się wtedy jak dobrze konsultanci z agencji rozumieją naszą potrzebę.
Opis stanowiska ma precyzować, ale nie ograniczać.
Opis stanowiska nie może być wizją „człowieka idealnego”, ale powinien określać zadania i minimalny poziom wymaganych kompetencji. Rekruter znający i rozumiejący cele firmy często przedstawia kandydatów, których profil nie jest do końca zgodny z ustalonym na początku opisem, ale których doświadczenie i kompetencje doskonale wpisują się w cel biznesowy, dzięki czemu każda ze stron odnosi sukces.
Zatrudnienie pracownika nigdy nie jest celem samym w sobie, zawsze stoi za nim cel biznesowy firmy - optymalizacja kosztów, chęć wejścia na nowy rynek, potrzeba stworzenia nowego produktu, restrukturyzacja wynikająca z nowej strategii itp. Jeśli kandydat nie spełnia wszystkich wymagań ujętych w opisie, ale jest w stanie zrealizować założony cel – zatrudnij go.
